Provincie Overijssel legt fundering voor betere digitale service richting burgers
Begin vorig jaar startte de Provincie Overijssel een traject om een betere fundering te leggen voor hun interne bedrijfsprocessen, met als doel haar service richting burgers en ondernemers verder te verbeteren. Een snellere afhandeling van financiële transacties was daar een belangrijk onderdeel van.
“Eén van de succesfactoren is de snelheid van betalen vanuit de overheid. Er is landelijk altijd veel kritiek op het feit dat
de overheid een trage betaler zou zijn. Als Provincie Overijssel zitten wij ver onder de deadline van 30 dagen. Wanneer dit proces nog e ciënter kan, komt het werk kapitaal eerder beschikbaar en dragen wij bij aan een beter draaiende economie.” Eddy van Hijum, gedeputeerde Economie provincie Overijssel.
Vernieuwing noodzakelijk
De Provincie Overijssel gebruikte SAP voor de inkoop en financiële processen, maar bevatte maatwerk waardoor er geen functionaliteiten konden worden toegevoegd en innovatie niet of nauwelijks mogelijk was.
Maarten Prins, Teamleider Backoffice Financiën van de Provincie Overijssel: “Het systeem bestond uit SAP met daarbij specifiek maatwerk, wat als een soort ‘overheidsschil’ om het systeem heen lag en met name in ‘gemeenteland’ veel wordt gebruikt. Ik zag geen meerwaarde en besloot SAP te laten toetsen op de transacties binnen het systeem. Na toetsing kon ik bepaalde conclusies trekken en durfde ik het aan om die ‘schil’ weg te halen.”
Een ander groot nadeel van die ‘schil’ was de vendor lock-in. De Provincie was door maatwerk afhankelijk geworden van één partij en dat brengt onnodige kosten en in exibiliteit met zich mee. Bovendien waren de processen door de jaren heen erg traag geworden en was de hoeveelheid data onoverzichtelijk en niet opgeschoond.
Prins: “In overheidsland wordt transparantie en kosten- verantwoording steeds belangrijker; waar investeren we wel in en met welke redenen? Het is van belang snel informatie te kunnen openbaren op een goede manier. In het systeem zat voor meer dan 10 jaar data. Tijd voor opschoning en om het systeem te moderniseren.”
“Puur SAP”
Begin 2017 zette de Provincie Overijssel een aanbesteding uit, om het gehele SAP back-office systeem te her-implementeren, waarbij standaardisering een vereiste was.
Prins: “Intern heeft het project de naam “Puur SAP” gekregen. Het uitgangspunt was om alleen met standaard SAP-software aan de slag te gaan, zodat je niet afhankelijk bent van één implementatie, – en beheerpartij. Op deze manier kunnen we elke additionele ontwikkeling aanbesteden, blijft de marktwerking transparant en wordt
het systeem schaalbaar en flexibel.”
Bij de her-implementatie was kennis van de financiële- en logistieke processen binnen provinciale organisaties in combinatie met SAP-expertise cruciaal. iQibt voerde dergelijke trajecten al eerder uit voor het Rijk en werd op basis van kennis, ervaring en kosten gekozen voor dit project.
Begin 2018 startte iQibt met de blueprint van het systeem. Pascal Nas, SAP-Consultant bij iQibt werd projectleider van “Puur SAP” en organiseerde diverse workshops om het SAP-systeem en de wensen van de teams met betrekking tot de processen in kaart te brengen. Nas: “Aangezien standaardisering een vereiste was, bestond de basis van het plan van aanpak uit standaard SAP-functionaliteit, gebruikmakend van de best practices van iQibt.”
“Vanuit de verschillende workshops kwamen ook gewenste functionaliteiten naar boven die niet met standaard SAP ondersteund worden. Deze gap’s zijn na de workshops geprioriteerd en alleen de meest urgente gap’s zijn opgenomen in het plan van aanpak en uiteindelijk met minimaal maatwerk gerealiseerd.”
“Het traject is vlekkeloos verlopen. Binnen de gegeven deadline en budget. Samen met iQibt hebben wij een basis gelegd voor de digitale vraag van vandaag en de toekomst.”
Maarten Prins, Teamleider Backoffice Financiën van de Provincie Overijssel
Uitdagingen
De grootste uitdaging was niet de her-implementatie zelf, maar om de medewerkers met standaard SAP te laten werken in plaats van het maatwerk SAP dat ze gewend waren. Dit is opgelost door de medewerkers mee te nemen in het proces en te laten zien hoe het e ciënter met standaard SAP kan.
Sleutel tot succes
Binnen een jaar is het gehele project gerealiseerd. Tijdens de realisatiefase zijn er diverse verbeteringen aangebracht waardoor het maatwerk met ongeveer 80% afnam.
De Provincie Overijssel is met het project “Puur SAP”, SAP gaan gebruiken zoals het bedoeld is. Door de standaardisering kunnen zij eenvoudig meer functionaliteit uit het systeem halen. De processen verlopen sneller, transparanter en het systeem is schaalbaar waardoor de Provincie kosten bespaart op beheer.
Prins: “Na de her-implementatie en nieuwe manier van werken hebben wij een kleine dip gehad als het gaat om de afhandeling van financiële transacties. Maar dat was te verwachten. Medewerkers wilden het liefste 1:1 de oude processen terug. Inmiddels is iedereen gewend en handelen wij ruim 90% van de nanciële transactie af binnen 30 dagen. Daarnaast hebben wij met deze optimaliseringsslag de vrijheid gekregen om verder na te denken over innovatie en kostenbesparing. Samen met iQibt hebben wij een basis gelegd voor de digitale vraag van vandaag en de toekomst.”