DUO kiest voor SAP Grantor Management voor uitbetalen van gelden aan onderwijsinstellingen

Voor het uitkeren van gelden gebruikte DUO een veroudert maatwerksysteem; EFIS. Om ervoor te zorgen dat het verstrekken van gelden efficienter zou verlopen, wilde DUO het gehele proces zoveel mogelijk in een systeem afhandelen. Daarnaast wilde DUO kosten verlagen, het proces versnellen, flexibel zijn en de kennis van de systemen borgen binnen de organisatie.

DUO

DUO is de uitvoeringsorganisatie van de Rijksoverheid voor het onderwijs en onderdeel van het kerndepartement OCW (Onderwijs, Cultuur en Wetenschap). De dienst financiert en informeert leerlingen, onderwijsinstellingen en organiseert examens.

Een belangrijke taak van DUO is bekostiging aan diverse onderwijsinstellingen. Denk hierbij aan kosten als huisvesting, salarissen en meer aan basisscholen, voortgezet onderwijs, middelbaar beroepsonderwijs tot hoger onderwijs, volwassenonderwijs en scholen in het Caraïbisch gebied.

Oud naar nieuw

Als een onderwijsinstelling geld nodig heeft, vraagt de onderwijsinstelling een bepaald bedrag aan bij DUO. Voor berekeningen en beslissingen maakt DUO gebruik van een IT-omgeving die bestaat uit diverse applicaties. Wanneer DUO geld toekent aan het bevoegde gezag van de school (schoolbestuur) en DUO het geld uitkeert aan de school (financiële consequentie) wordt de transactie, inclusief wettelijke betaaldatum, vastgelegd in het financiële systeem GEFIS. Omdat het systeem maatwerk bevatte en door de jaren heen erg traag was geworden, adviseerde iQibt aan de hand van alle doelstellingen zoveel mogelijk standaardisering door te voeren waar mogelijk.

Oplossing

DUO koos voor SAP Grantor Management (GM). De keuze voor deze oplossing is gemaakt na een uitgebreide fit/gap-analyse, gevolgd door een proof of concept en een referentiebezoek bij de Provincie Noord-Brabant. iQibt is vanwege haar kennis van overheidsprocessen en SAP-expertise, met specifieke hiervoor ontwikkelde SAP-producten, betrokken als implementatiepartner. SAP Grantor Management ondersteunt het gehele proces van financiële verwerking nadat een besluit is genomen om geld uit te keren. Als de aanvraag is goedgekeurd, worden alle betaaltermijnen klaargezet via SAP FI en SAP CD. De betaling loopt via de ING Bank, de huisbankier van het Rijk.

Uitdaging

Voor het afhandelen van gelden gebruikt DUO verschillende applicaties. Deze losse componenten moesten goed met het nieuwe systeem communiceren.
Om SAP GM met de bestaande applicaties te laten communiceren, ontwikkelde iQibt een SAP PO interface (service bus). Via een tweede, door iQibt gerealiseerde, interface werden de financiële mutaties als berichten naar OCW gestuurd. Bij de accordering van budgetten is een controle ingebouwd, zodat de gegevens correct naar OCW gaan. Indien er toch fouten in de boekingscombinatie zitten, is op verzoek van DUO een garantie ingebouwd waardoor de aanvraag toch door kan gaan. Op deze manier komen de betalingen niet in gevaar. In dat geval is naderhand wel een handmatige correctie verreist.

Resultaat

Na de implementatie stond het vervolgtraject in het teken van de zogenaamde integrale ketentests, het opleiden van gebruikers en de migratie van GEFIS naar SAP. Als eerste is het betaalbestand aangemaakt met de splinternieuwe SAP-oplossing voor het uitbetalen van de bekostiging aan onderwijsinstellingen; de Go-Live van het project.

De Go-Live betekende niet het einde van de werkzaamheden. In de periode na de Go-Live was er veel aandacht voor nazorg. Daarnaast zijn na de GO-Live de verzamelde wijzigingsverzoeken en gebruikerswensen gerealiseerd.

Het was een zeer complex traject met veel afhankelijkheden. Intern maar ook extern. Het nieuwe systeem is echter wel op tijd opgeleverd en de migratie was een succes. Met deze SAP-oplossing is een standaard neergezet voor alle andere financiële programmageldadministraties, zoals kinderopvangtoeslag, lerarenbeurs en leven lang leren.