Overheid kiest nieuwe administratieve oplossing voor achtduizend kilometer aan vaarwegen

Een van de taken van de uitvoeringsinstantie van de grote overheidsinstantie is het beheersen van de bijna achtduizend kilometer vaarwegen. Personeel en materieel dat daarvoor nodig is, is ondergebracht bij de dienstverlener voor varende overheidstaken.
De grote overheidsinstantie heeft een audit laten uitvoeren. Eén van de adviezen die daaruit naar voren kwam, was om ervoor te zorgen dat de dienstverlener voor varende overheidstaken per 1 januari 2015 zelfstandig kan rapporteren in de vorm van een balans en de winst- en verliesrekening.

Uitdaging

De beoogde oplossing voor de dienstverlener voor varende overheidstaken was SAP New General Ledger met Profit Center Accounting (NewGL-PCA). NewGL-PCA betreft een nieuw gebruik van het grootboek. Vele handmatige acties zijn daarin geautomatiseerd en de rapportagefunctie is vereenvoudigd, uitgebreid en biedt sneller inzicht in de gewenste gegevens.
De grote overheidsorganisatie wilde de scenario’s laten onderzoeken die mogelijk zijn bij het invoeren van deze Profit Centers. Daarvoor moesten ook de eisen en wensen in een gedetailleerde blauwdruk worden vastgelegd. Professionals van iQibt hebben een belangrijke rol gespeeld in de uitvoering van dit onderzoek.

Doelstellingen

Het doel van dit onderzoek was om vast te stellen of SAP New-General-Ledger-PCA:
• Een verbeterde informatievoorziening oplevert;
• Toekomstvast is;
• Een maandelijkse balans per afdeling mogelijk maakt;
• Een snellere doorlooptijd van de periodeafsluiting oplevert.

Het onderzoek en het opstellen van de blauwdruk moesten in 21 weken afgerond zijn.

Oplossing

Het onderzoek is in 3 hoofdfases onderverdeeld:
• In de eerste fase is op basis van beschikbare documentatie en het systeem, een indruk gevormd van de werking van SAP binnen de grote overheidsinstantie. Daarvoor zijn ook interviews gehouden met de interne specialisten van de verschillende bedrijfsonderdelen binnen de grote overheidsinstantie.
• In de tweede fase is onderzocht en geanalyseerd wat voor de grote overheidsinstantie de impact is van verschillende scenario’s op de systemen en op de organisatie en processen. Op basis van de eerste fase zijn de eisen en wensen van de grote overheidsinstantie definitief vastgesteld en afgestemd en afgezet tegen de oplossingsscenario’s.
• In de derde fase is de beschikbare informatie en kennis uit de eerste twee fases in het onderzoeksrapport beschreven. Het onderzoeksrapport is opgebouwd uit vraagstelling, toelichting mogelijke oplossingsscenario’s en de impact per oplossingsscenario’s op systeem, proces en organisatie.

Resultaat

Het onderzoek toont aan dat SAP New General Ledger met Profit Center Accounting inderdaad de juiste keuze is. Implementatie kan plaatsvinden op basis van de blauwdruk. Dit oplossingsscenario biedt, naast de minimaal benodigde functionaliteit, aanvullende functies die de inzichtelijkheid van de rapportages ten goede komen en de operationele kosten voor de periodeafsluiting aanzienlijk terugbrengen. Dit oplossingsscenario is daarnaast het meest “toekomstvast”. Het biedt een goede basis voor toekomstige uitbreidingen, zowel door de grote overheidsinstantie zelf als door andere ministeries.