Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) live met SAP Grantor Management

Het ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) wilde een nieuw IT-systeem voor haar bedrijfsvoering. Vanuit de geest om interdepartementaal meer samen te werken, koos BZ het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) als partner. IenW gebruikte voor haar bedrijfsprocessen al jarenlang naar tevredenheid SAP. Met die motivatie besloot BZ haar bedrijfsprocessen te integreren in het SAP systeem van IenM.

Verstrekken van subsidies en bijdragen

Jaarlijks keert het Ministerie van Buitenlande zaken (BZ) ruim een miljard uit aan gelden. Deze bijdragen keert zij uit aan Non-profit organisaties (NGO’s) die zich bezighouden met Europa of ontwikkelingssamenwerking. Het is één van de belangrijkste taken van het ministerie en van groot belang dat de financiële afwikkeling en monitoring goed verloopt.

In de bestaande SAP-omgeving van IenWontbrak de mogelijkheid om subsidies te beheren en financieel af te wikkelen. Bij de aansluiting van BZ op het SAP-systeem van IenW was het cruciaal dat het subsidiebeheer werd geïntegreerd.

Automatisering met SAP Grantor Management

Om een goed ontwerp van het systeem te kunnen maken, voerde iQibt in de verkenningsfase een FIT-GAP-analyse uit. Tijdens de FIT-GAP analyse zijn de eisen vanuit BZ, getoetst aan de mogelijkheden van SAP Grantor Management (SAP GM). Hieruit bleek dat SAP Grantor Management geschikt was voor het beheer van de subsidieprocessen van BZ.

Blauwdruk als uitgangspunt

Met de betrokkenen van BZ en IenW, ontwikkelde iQibt een blauwdruk, waarin de systeemoplossing en de nieuwe werkwijze  beschreven staat.  Op basis van de blauwdruk koos BZ officieel voor de implementatie van SAP GM.

Doordat er een gedetailleerde en duidelijke, goed afgestemde blauwdruk was opgesteld, liep de realisatie van het systeem in vlot tempo door. Er was weinig discussie en er waren minimale wijzigingsverzoeken, waardoor er geen meerwerk ontstond. Tijdens de inrichting van het systeem toetste iQibt op regelmatige basis de ontwikkelingen bij BZ, zodat de uiteindelijke oplossing aansloot bij de verwachtingen.

Na de inrichting van het systeem zijn, onder begeleiding van iQibt, door BZ de functionele acceptatietesten (FAT) en de gebruikers acceptatietest (GAT), inclusief workflows, procedures, autorisatie en compliancy, uitgevoerd.

Uitdagingen

Zowel de FAT- als de GAT-testen verliepen voorspoedig en al snel kon gestart worden met de conversie van de volledige bedrijfsvoering. Aangezien het systeem (en dus ook alle data) wereldwijd gebruikt werd, was het komen tot een uniforme werkwijze een grote uitdaging. Onder andere de Regional Service Organizations maken gebruik van hetzelfde systeem. Het vereenvoudigen van het werkproces moest worden uitgevoerd met behoud van geldende regels en procedures, die betrekking hebben op de bewaking en het uitkeren van bijdragen. Ook moest de autorisatie opnieuw worden ingeregeld en waterdicht zijn..

Om kwaliteit, juistheid en volledigheid van data en processen te borgen, voerde iQibt meerdere proefconversies uit. Data werd opgeschoond waar nodig. Ook voerde iQibt diverse testen uit met de geconverteerde data, zodat men bij live-gang  de werkzaamheden veilig kon voortzetten.

Resultaat

Al snel na de start van het project groeide de vertrouwensband met BZ en was er een vakkundige samenwerking met de projectmedewerkers van het ministerie. Dit was een belangrijke basis voor het succesvolle resultaat.

Het hele project is vlot verlopen en systeem is vrijwel ongewijzigd geïmplementeerd ten opzichte van de blauwdruk. Ook waren er gedurende het project vrijwel geen aanvullende eisen, wensen vanuit BZ ontstaan.

De samenwerking met SAP verliep ook goed. SAP gaf prioriteit aan het oplossen van een aantal SAP technisch gerelateerde problemen en ontwikkelde verschillende benodigde standaarduitbreidingen, waardoor SAP Grantor Management nog beter aansluit bij de financiële business vraagstukken vanuit de overheid.

Met SAP GM optimaliseert BZ de financiële afwikkeling van de subsidies zodanig, dat bijdragen automatisch worden uitbetaald. Ook kan BZ de voortgang van subsidies bewaken en actie ondernemen indien nodig. Met deze automatiseringsslag behaalt BZ een grote tijdswinst en minimaliseert tevens de kans op foutief toegekende bijdragen.

Het gehele project werd uiteindelijk beloond met een SAP Silver Quality Award.