Begroten en Budgetteren in één systeem

De centrale overheid gebruikt het Kernmodel Financiële Informatievoorziening (het KFI-model) voor het structureren van de informatiestromen van de financiële processen. Een van die processen is het Begroten en Budgetteren. Binnen de overheid maken diverse departementen gebruik van verschillende systemen ter ondersteuning van het begrotingsproces en het budgetteringsproces. Ieder systeem met zijn eigen inrichting, koppelingen en beheer. Dit zorgt voor hoge TCO-kosten. Er liggen hier goede kansen voor kostenbesparing. Kostenbesparingen die gezien de kapitaaleisen-richtlijn hard nodig zijn.

Uitdaging

Eén systeem voor begroten en budgetteren dat door meerdere departementen wordt gebruikt. Dat zou met het oog op efficiëntie en kostenbesparing een flinke stap in de richting zijn. Het brengt de processen voor begroten en budgetteren samen onder in één oplossing.

Doelstellingen

Met dit project had de Rijksoverheid de volgende doelstellingen voor ogen:

• Kosten besparen volgens kapitaaleisen-richtlijn;
• Waarborgen continuïteit;
• Uitfaseren van maatwerk-software;
• De processen voor begroten en budgetteren aansluiten op de overige financiële processen;
• Aansluiten op het centrale systeem van de overheid (RIS);
• Opleveren binnen tijd en budget.

Oplossing

De eerste stap voor iQibt was de inventarisatie van de precieze behoefte. Daarbij is uitgegaan van bestaande procesdocumentatie en van de resultaten van enkele workshops. Voor elke gebruikersgroep is zowel de invoer als de informatiebehoefte vastgelegd. Vervolgens is in een blauwdruk beschreven hoe de processen in het SAP-systeem passen. Het systeem is daarna geconfigureerd en door middel van interactieve sessies met de eindgebruikers zoveel mogelijk aangepast aan hun wensen. Na de inrichting is het systeem getest en is de oude omgeving naar de nieuwe omgeving gemigreerd.

Resultaat

Het resultaat is dat één SAP systeem het begrotings- en het budgetteringsproces volledig ondersteunt. Het betreft hier zowel de mutaties op de begrotingen als de ‘neutrale’ verschuivingen binnen de begroting. Die verschuivingen komen voornamelijk van de beleidsdirecties zelf. Door invoering van het systeem is verregaande samenwerking in de financiële administraties mogelijk. Aparte gebruikersgroepen kunnen werken met verschillende verantwoordelijkheden en bijbehorende rechten. Elke groep heeft specifieke mogelijkheden gericht op hun eigen behoeften.

Daarnaast is het mogelijk om zelf interfaces te ontwerpen en is de informatievoorziening ingericht, bijvoorbeeld gericht op de RBV-modellen (RijksBegrotingsVoorschriften). De specifieke ervaring bij de overheid van iQibt als professionele IT-dienstverlener kwam binnen dit project goed van pas. Met name de samenhang met de oplevering en het beheer van het 3F/FDC-systeem van VWS, Financiën, SZW, OCW en BZK zorgde voor een enorme meerwaarde.

Heb je vragen naar aanleiding van dit blog? Neem dan contact op met Sander Hildebrand (sander.hildebrand@iqibt.nl).