3F – Een gezamenlijk financieel systeem

De ministeries van Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) wilden de financiële administratie in een gezamenlijk systeem onderbrengen. In april 2010 hebben Financiën, SZW en VWS een samenwerkingsovereenkomst getekend. Dat was het startpunt voor het project dat vanaf dat moment het 3F-project heette. De samenwerking tussen deze ministeries maakt onderdeel uit van het programma de Compacte Rijksdienst.

Uitdaging

De samenwerkende ministeries wilden één gezamenlijk systeem dat alle KFI-processen (Kernmodel Financiële Informatievoorziening) geautomatiseerd kon ondersteunen. Ook de serviceorganisatie moest gezamenlijk worden ingericht.

Doelstelling

Met het nieuwe gezamenlijke systeem hadden de ministeries de volgende doelstellingen voor ogen:

• Een betere beheersing en uitvoering van de financiële administratie;
• Kwalitatieve procesverbeteringen;
• Besparingen op ontwikkelings- en exploitatiekosten van de ondersteunende financiële systemen en de uitvoeringskosten

Oplossing

Binnen de complexe organisatie van het project 3F, waarin behalve de drie ministeries ook andere overheidsdiensten zoals I-Interim Rijk en GDI deel van uitmaakte, heeft iQibt een belangrijke rol gespeeld. De uitgebreide ervaring van iQibt als SAP-dienstverlener met specifieke kennis van de implementatie van financiële systemen bij de overheid, was van grote toegevoegde waarde. iQibt heeft er mede voor gezorgd dat het SAP-systeem zo werd ontworpen dat het gebruikt kon worden door de drie departementen. Voor wat betreft de implementatie is het project als een verandertraject benaderd en niet als een ICT-project. De departementen hebben ieder een transitieorganisatie ingericht en de implementatie van het 3F-systeem succesvol gerealiseerd onder leiding van een transitiemanager.

Resultaat

Met de realisatie van 3F is een gemeenschappelijk financieel administratief systeem opgeleverd inclusief een gemeenschappelijke serviceorganisatie met een helpdesk en functioneel- en applicatiebeheer. Het systeem is uitgerust met een begrotingsvoorbereiding oplossing, gebaseerd op de laatste SAP-technieken en gereed voor de toekomst. De samenwerking van de drie departementen zorgt voor een betere beheersing en uitvoering van de financiële administratie en voor kwalitatieve procesverbeteringen. Door kennis en resources te delen, besparen de departementen op de ontwikkelings- en exploitatiekosten van de ondersteunende financiële systemen en de uitvoeringskosten. Als vervolgstap wordt gewerkt aan een shared serviceorganisatie voor de uitvoering van de financiële administraties van de 3F-departementen. De belangrijkste mijlpalen en eindresultaten zijn:

• Gemeenschappelijk financieel administratief systeem;
• Gemeenschappelijke serviceorganisatie met een helpdesk en functioneel- en applicatiebeheer;
• Gemeenschappelijk uitvoering van de financiële administraties in een shared serviceorganisatie (in ontwikkeling);
• Een inrichting van het SAP-systeem waarbij meerdere departementen kunnen aansluiten.

Het 3F-project heeft in 2013 de Silver SAP Quality Award gewonnen in de categorie ‘large implementations’.