Voordelen SAP Grantee Management voor het subsidieproces
Ontwikkeld voor een specifiek doel
Er zijn tegenwoordig veel organisaties die subsidies ontvangen. Deze ontvangen gelden moeten administratief worden beheerd. Binnen die administratie is een veel voorkomende wens is het vastleggen van de subsidie en het erover rapporteren. Vaak is het belangrijkste aspect dat organisaties zich moeten verantwoorden over de ontvangen gelden aan de geldverstrekker. In veel gevallen gebeurt het beheer extracomptabel (bijv. met Excel) of er wordt gebruikgemaakt van derde applicaties. Vaak staan deze oplossingen op zichzelf en zijn niet geïntegreerd met andere processen in SAP, zoals de financiële administratie. Het gevolg is dubbele invoer en een verhoogd risico op fouten in het proces en de administratie. In het ergste geval raakt de aanvrager de subsidie kwijt of moet de ontvangen subsidie worden terugbetaald. Om dit te voorkomen, is er binnen SAP zelf een, veelal, goed bewaard geheim dat uitkomst biedt: SAP Grantee Management (SAP GTE).
SAP Grantee Management
SAP Grantee Management is onderdeel van SAP S/4HANA (en SAP ECC) en is specifiek ontwikkeld om het proces van ontvangende gelden, met name subsidies, administratief te ondersteunen.
- Registratie en beheer van inkomende subsidies gedurende de gehele levenscyclus;
- Plannen, budgetteren en budgetbewaking;
- Transparante vastlegging van subsidiebestedingen en beperking afbreukrisico’s;
- Ondersteunen van het verantwoordingsproces;
- Vereenvoudigen subsidierapportage;
Figuur 1: stappen in een subsidieproces
Voordeel SAP Grantee Management
Een belangrijk voordeel is de mogelijkheid om SAP Grantee Management (SAP GTE) in te richten vanuit het gezichtspunt van de geldverstrekker. GTE wordt (vaak) opgezet om direct te rapporteren volgens de eisen zoals gedefinieerd door de subsidieverlener. Uitgaven kunnen verzameld worden naar de door hem gewenste indeling.
Naast een uitgebreid palet aan functies, is het tweede grote voordeel van SAP GTE de integratie met andere SAP-modules. Zo wordt SAP SD (Sales and Distribution) gebruikt voor de facturatie van te ontvangen gelden en wordt voor de uitvoering van gesubsidieerde projecten SAP PS (Project Systeem) gebruikt. Voor de administratie van inkomsten en uitgaven van subsidies/gelden bij organisaties binnen de publieke sector is er een naadloze verbinding met SAP Funds Management. Deze integratie zorgt ervoor dat subsidies niet langer een op zichzelf staande activiteit zijn, maar integraal onderdeel uitmaken van de bedrijfsvoering. Het onderstaande figuur geeft een globaal beeld van de positie van SAP GTE t.o.v. andere SAP-modules.
Figuur 2: positionering SAP Grantee Management binnen SAP ECC
Hoewel subsidieprocessen een generiek verloop kennen, gelden voor iedere organisatie en subsidie weer andere in- en externe regels. SAP Grantee Management is flexibel opgezet en kan klant- en subsidie-specifiek worden ingericht.
Relatie met SAP Grantor Management
SAP Grantee Management lijkt qua naam op SAP Grantor Management. Beide oplossingen vallen dan ook onder de overkoepelende naam Grants Management. In werkelijkheid gaat het om 2 verschillende functionaliteiten. Zoals hier eerder aangegeven gaat Grantee Management om het intern beheren van ontvangen subsidies. Grantor Management gaat om het proces van het verstrekken van subsidies (de geldverstrekker). Beide functionaliteiten kunnen naast elkaar gebruikt worden.
Vooraf nadenken over opzet en inrichting van SAP GTE
Om het maximale uit het gebruik te halen, moet vooraf goed worden nagedacht over de opzet en inrichting van SAP GTE. Daartoe moeten op een aantal gebieden (zie Figuur 3) de juiste vragen worden gesteld, bijvoorbeeld “Hoe verloopt het proces van aanvraag en beheer van de subsidies? Hoe rapporteert u terug naar de subsidiegever? Welke afspraken zijn er m.b.t het toerekenen van overheadkosten? Hoe vindt facturatie (declaratie) plaats?”
Figuur 3: functionele gebieden die onderwerp zijn van inrichting
Het stellen van de juiste vragen (en het krijgen van bijbehorende antwoorden) zorgt ervoor dat SAP subsidieprocessen met voorheen handmatige en (vaak) arbeidsintensieve stappen voortaan volautomatisch en foutloos afhandelt.
Met SAP GTE wordt het plezier van ‘het hebben van subsidie’ dus niet langer verstoord door de administratieve rompslomp die daarmee samengaat. Kortom: met SAP GTE staat de ontvangen subsidie centraal!