De provincie Noord-Brabant digitaliseert tot in de kern met S/4HANA

De provincie Noord-Brabant is een van de vooruitstrevende provincies van Nederland wanneer we spreken over thema’s als digitalisering. Afgelopen jaren investeerde de provincie hier dan ook flink in. Zo zorgde ze voor een goede digitale basis door haar oude administratieve systeem te vervangen voor een nieuwe; SAP ECC voor SAP S/4HANA. Hoe zag die reis eruit? Welke slimme stappen zette de provincie Brabant? En voor welke digitale vraagstukken staan zij nu?

‘Wij worden de meest digitale en vooruitstrevende provincie van Nederland.’ Zo luidt één van de missies binnen de provincie Noord-Brabant. ‘Waar hebben de Brabantse gemeenten, burgers en bedrijven behoefte aan? Waar gaat de technologie naartoe? Wat is mogelijk en wat is haalbaar?’ zijn vraagstukken waar de provincie zich afgelopen jaren over boog en waarmee ze zich nog steeds bezighoudt. De eerste stappen zette de provincie Noord-Brabant met haar ‘digitale loket’. Door onder andere subsidieaanvragen volledig te digitaliseren, doen relaties sneller en eenvoudiger zaken met minder papierwerk. Inhoudelijk meer weten over dit traject? Lees dan het artikel: Provincie Noord-Brabant optimaliseert het subsidieproces met SAP GM.

Digitalisering tot in de kern

Als je als provincie digitalisering tot in de kern doorvoert, raakt dat meer vlakken dan alleen de ‘externe gebruiker’. Om die reden kijkt de provincie ook kritisch naar haar interne dienstverlening. Hoe kunnen de interne processen zó worden ingericht dat medewerkers sneller en efficiënter hun werk doen? En dat is, zeker in tijden zoals deze, waarin je op afstand, snel en flexibel moet kunnen schakelen, cruciaal.

Begin oktober 2019 startte Eelke Blonk als Programma Manager bij de provincie Noord-Brabant. Hij kreeg de opdracht mee om de administratie en informatievoorziening rondom onder andere inkoop, personeel en de financiële administratie nog verder te optimaliseren.

Eerste ‘digitale’ stappen

De eerste stappen naar een ‘interne digitalisering’ zette de provincie vorig jaar toen zij het oude administratieve systeem verving voor een nieuwe; SAP ECC voor SAP S/4HANA. Medio vorig jaar ging de provincie als een van de eerste overheidsinstellingen live op dit nieuwe SAP-platform. Er was gekozen voor een Greenfield implementatie. Dat betekent dat het hele systeem opnieuw is ontworpen en ingericht. Daarbij is goed gekeken naar de interne bedrijfsprocessen en hoe die in S/4HANA zo optimaal mogelijk worden ingericht gebruikmakend van standaard software. Standaardisering biedt meer mogelijkheden bij verdere innovatie. iQibt hielp bij het ontwerp en de inrichting van het systeem en is nu verantwoordelijk voor de nazorg en doorontwikkeling.

“De mate waarin er wordt meegedacht, is erg fijn. De transitie naar S/4HANA had best wat voeten in aarde. iQibt handelde proactief en dacht mee over de beste oplossingen. Hierdoor staat er nu een basis waarmee we flinke vooruitgang kunnen boeken.”, vertelt Blonk.

Meerwaarde

Maar welke meerwaarde biedt het nieuwe platform nu? Wat is er verbeterd ten opzichte van de oude situatie? “Door de overstap op S/4HANA zijn er inmiddels veel processen geoptimaliseerd.”, aldus Blonk. “Wat bijvoorbeeld nu veel efficiënter en sneller verloopt, zijn aanvragen voor vakantiedagen, reiskostenadministratie, en IKB-aanvragen. Niet alleen is het proces geoptimaliseerd en is daarmee de User Experience (UX) verbeterd, ook heeft de User Interface (UI) met SAP Fiori een upgrade gehad en werkt iedereen intuïtiever en met dezelfde ‘look and feel’. Zo zitten bijvoorbeeld alle knoppen op dezelfde plek en ziet het design er overzichtelijk uit, waardoor werkzaamheden veel sneller worden uitgevoerd.”

De volgende stappen

Blonk: “Een van de vraagstukken waar we nu tegenaanlopen, is hoe we S/4HANA nog beter kunnen gebruiken. Het systeem kan heel veel, maar wat past bij ons? Hoe kunnen we onze interne dienstverlening nog verder optimaliseren en digitaliseren? Die kansen zijn we samen met iQibt nu in kaart aan het brengen.”

“De consultants van iQibt hebben kennis van zowel SAP als financiële processen. Ze weten daardoor goed wat mogelijk is, wat bij ons past en dus slim is om te doen.”

Eelke Blonk, Programma Manager provincie Noord-Brabant

“Wat voegt de meeste waarde toe en wat is strategisch een eerste beste stap? iQibt denkt met ons mee en geeft daarin ook eerlijk advies. Het is meer een partnership dan een leveranciersrol en dat kom ik niet vaak tegen.”

Een van de kansen die onder andere aan het licht komt, is het verder automatiseren en digitaliseren van de administratie. Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van het aanmaanproces. “Er kunnen veel kosten worden bespaard door de aanmaningen automatisch te versturen en bij te houden of deze zijn betaald.” aldus Blonk.

Ook onderzoekt Blonk momenteel samen met zijn team hoe de e-facturatie verder geoptimaliseerd kan worden. iQibt blijft als partner nauw betrokken bij de verdere digitalisering van de provincie Noord-Brabant.