iQibt helpt het Financieel Diensten Centrum met een nieuw inkoopsysteem

“De oplossing integreert inkoop met financiële administratie FDC” Lees alles over de oplossing en de voordelen.

Twee jaar geleden startte het FDC een initiatief voor een nieuwe inkoopoplossing voor de vijf ministeries die zijn aangesloten. Onlangs is de laatste release van fase 1 van dit project (WijBestellen) live gegaan.

Het FDC verzorgt de financiële administratie en biedt diensten aan de ministeries van Financiën, Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS), Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW), Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) en Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW). Tot de dienstverlening behoort onder meer het verwerken van facturen en het aanbieden van financiële rapportages.

Project WijBestellen

Aangezien in april 2023 de bestaande besteloplossing in Digiinkoop moest zijn vervangen, hebben in 2021 de departementen SZW, BZK en FIN ervoor gekozen om hiervoor de bestelfunctionaliteit in het SAP 3F systeem te gaan gebruiken.

Voor het FDC reden om de afgelopen twee jaar werk te maken van een integratie, als onderdeel van het project ẂijBestellen. Om te komen tot één nieuw inkoop bestelsysteem en door goed te kijken naar de mogelijkheden, kwamen onze consultants tot de conclusie dat we gebruik konden maken van de S/4HANA- Business Suite software die het FDC reeds in gebruik heeft. Met als resultaat: Een nieuwe inkoopoplossing op bestaande software, die volledig is geïntegreerd met de financiële administratie.

Voordelen integratie

Het nieuwe inkoop bestelsysteem biedt het FDC meerdere voordelen. “Door een integratie van de inkoop- en financiële processen ontstaat een beter beeld van de hele keten”, zegt Richard Legierse, partner en eigenaar van iQibt. “Je kunt eenvoudiger rapporteren en daarnaast rapporteer je met de juiste data. Rapportages zijn daardoor minder foutgevoelig. Doordat alle inkoop- en financiële data over meerdere departementen heen op één platform staan, kun je op integraal niveau rapporteren op de uitgaven. Deze informatie kun je vervolgens gebruiken om kostenbesparingen door te voeren of betere voorwaarden af te sluiten, of voor het strategische inkoop- en budgetteringsproces.”

Bart van der Klaauw, clustermanager beheer en plaatsvervangend hoofd bij het FDC ziet ook voordelen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid. “Het is prettig en overzichtelijk dat we het proces van orderopdracht tot betaling nu in één systeem hebben samengebracht. We verwachten dat deze stap leidt tot minder uitval en minder werk voor het FDC, en dat onze klanten sneller hun zaken kunnen regelen en betalen. De Fiori-tegels maken de gebruikersinterface voor WijBestellen ook aantrekkelijker en gebruiksvriendelijker dan voorheen en dat was een duidelijke behoefte vanuit onze klanten.”