Inkoop en financiën in één systeem

Overheidsorganisaties zijn volop bezig met het professionaliseren en digitaliseren van hun inkoop- en finance-afdelingen. Deze trend is al jaren aan de gang – maar wat opvalt in de markt is dat steeds meer instanties er tegelijkertijd voor kiezen om de twee processen nauwer met elkaar te verbinden.

Met een totale inkoop van meer dan €85 miljard aan producten en diensten is de Nederlandse overheid een van de grootste ‘inkopers’ van ons land (goed voor 15% van het totaal). Voor onze overheid is het belang van een efficiënt en transparant inkoopapparaat dan ook altijd al ontzettend belangrijk geweest. In het huidige landschap verschuift de rol van inkoop alleen nog maar verder naar de voorgrond.

Zeker tijdens de covid-19 crisis stond inkoop op de voorgrond en onder druk. De overheid moest alle zeilen bijzetten om gigantische inkoopvraagstukken op te lossen (denk aan het inkopen van mondkapjes en vaccins). Niet alleen ging het daarbij om grote bedragen, ook moest het een en ander in een recordtijd voor elkaar worden gebokst. Voor de betrokken inkopers, die doorgaans gestructureerde en goed geplande processen gewend zijn, betekent dit een flinke kluif.

Tel daarbij op dat inkopers – zowel op Rijks- als op gemeenteniveau – steeds met meer dingen rekening moeten houden en dus steeds slimmer moeten inkopen. Zo moeten ze meer rekening houden met de duurzame ontwikkelingsdoelen van de VN (de Sustainable Development Goals), nieuwe manieren van aanbesteden inzetten en de samenwerking met anderen zoeken. Conclusie: overheidsinkopers staan steeds meer onder druk en staan voor een enorme opgave.

“Bij overheidsorganisaties waar nog traditionele (legacy-) IT-systemen draaien lopen de stromen van finance en inkoop vaak nog afzonderlijk van elkaar”, vertelt Sander Hildebrand, Overheidsexpert en Principal Consultant Finance bij iQibt. “En die splitsing brengt verschillende integratie uitdagingen met zich mee. In een tijd waar de roep om snelheid, transparantie en efficiency vooropstaat, zien veel overheden in dat zij hier wat aan moeten doen.”

Inkoop en financiën onder één kap

“Als je inkoop en financiële processen naadloos integreert, dan heb je een veel beter beeld van de hele keten”, vervolgt Hildebrand. “Je kunt eenvoudiger rapporteren en daarnaast rapporteer je met de juiste data, waardoor de rapportages dus minder foutgevoelig zijn.” Een concreet voorbeeld waar dit voordelen oplevert, is spendmanagement bij de rijksoverheid. “Doordat alle inkoop- en financiële data over meerdere departementen heen op één platform staan, kan op integraal niveau gerapporteerd worden op de uitgaven. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden binnen gebieden waar kostenbesparingen of betere voorwaarden kunnen worden afgesloten, of voor het strategische inkoop- en budgettering proces.”

Voor de dienstverlening kan een geïntegreerde aanpak een groot verschil maken voor de manier waarop klanten – leveranciers, afnemers of andere stakeholders – bediend worden. “Omdat je in zo’n situatie geen versnipperde dossiervorming hebt, kun je klanten met één druk op de knop van alle benodigde informatie voorzien”, zegt Hildebrand. “Er is één bron en dus ook één waarheid”. Dit is een niet te onderschatten voordeel dat bij veel organisaties nog niet is gerealiseerd.

De grootse voordelen van een geïntegreerde keten

Ook voor de medewerkers op de werkvloer betekent dit goed nieuws. Collega’s in inkoop en finance zijn immers vaak veel tijd kwijt aan het werken in hun verschillende systemen. Zodoende kan werken vanuit één enkel systeem diverse voordelen opleveren; van grote functionele verbeteringen (geen synchronisatieproblemen en interfaces meer) tot beter overzicht en efficiënter maar vooral gebruiksvriendelijker werken. Neem SAP – de grootste ERP-systeemleverancier voor (grotere) overheden – als voorbeeld. Richard Legierse, oprichter van iQibt, wijst op een concreet voordeel dat ze maar al te vaak horen nadat zij bij een overheidsinstelling SAP’s Finance en Inkoop modules hebben geïmplementeerd.

“Een groot voordeel van een geïntegreerd systeem, is dat de stabiliteit van het proces toeneemt. In ‘oude’ inkoop-omgevingen zijn vaak verschillende interfaces gebouwd voor stamgegevens en voor diverse transactiegegevens (budgetchecks, budgetcheckantwoorden, verplichtingberichten, facturen en betaalverzoeken). Deze interfaces kunnen voor uitval zorgen in SAP. Met het nieuwe systeem zijn die verschillende interfaces niet meer nodig met het samenbrengen van de twee processen.” En Hildebrand en Legierse zien nog meer voordelen bij klanten: “Minder fouten in het bestelproces door betere brondata, een hogere factuurdoorloop (zonder menselijke tussenkomst), een helderder autoriteitsmanagement voor onder meer betalingen en de 3-weg match, en een centrale plek voor dataonderhoud.”

Is een gemeente anders dan een ministerie?

De diversiteit in het publieke domein is groot. Want hoewel het “logisch” klinkt om een geïntegreerd ERP systeem aan een ministerie aan te bevelen, geven Hildebrand en Legierse aan dat dat net zo goed geldt voor bijvoorbeeld een provincie, G4 gemeente of zelfs een gemeente met 30.000 inwoners.

“In de basis heeft iedereen dezelfde informatiebehoefte en dezelfde behoefte aan functionaliteit’, zegt Hildebrand. Toch zal iedere organisatie zijn eigen afweging moeten maken, en hier is het raadzaam om de voors en tegens voor de twee kernprocessen – ‘source to contract’ en ‘purchase to pay’ – onder de loep te nemen.

“Kleine gemeenten zullen niet zozeer behoefte hebben aan een eigen ‘source to contract’- systeem, omdat het qua ‘return on investment’ niet interessant is”, zegt Hildebrand. “De kosten zijn niet in verhouding met de baten. En als het gaat om purchase to pay, dan dienen kleinere overheidsinstellingen vooral te kijken naar de inkoopvolumes, de soorten contracten binnen de portefeuille, maar ook hoe inkoop wordt gecontracteerd en naar weten regelgeving.”

Voor grote partijen is vooral dat laatste, hoe inkoop dus wordt gecontracteerd, een belangrijk afwegingsfactor. “Bij grote overheidsinstanties zoals rijksoverheden gelden specifieke wet- en regelgeving voor inkoop. De integratie tussen inkoop en financiën ligt dan ook anders en is afhankelijk van wat voor soort financiële administratie er wordt gevoerd. De processen en vereisten die gelden, verschillen in beide administraties”, zegt Legierse.

“Daarnaast dienen grote (rijks)overheidsinstanties zich verplicht aan te sluiten bij centraal georganiseerde initiatieven. Denk bijvoorbeeld aan initiatieven omtrent interne bericht- en data uitwisseling.” Maar in de praktijk loopt het besluit om tot een nieuw geïntegreerd systeem over te stappen – ondanks alle businesscases die ontwikkeld worden – bijna altijd synchroon met de levenscyclus van systemen. “Deze bepaalt de ‘vernieuwingskalender’ van de systemen. En van daaruit gaan overheden dan ook op zoek naar hun ideale ‘requirements’.”

Een versnelling in implementaties

De komende jaren verwachten de experts van iQibt dat de switch naar een samenwerking tussen finance en inkoop in een stroomversnelling komt. “De overheid investeert echt fors in IT-vernieuwing. En het belang van een gestroomlijnd inkoopproces en een solide financieel huishouden is hoog op de agenda komen te staan.” Voor overheidsinstellingen die voor een dergelijke switch staan, is het zaak om te leren van de ervaringen uit de private sector (deze loopt immers voorop binnen het domein) en van de voorlopers binnen de overheidsmarkt. Het Financieel Diensten Centrum – een shared service center voor de ministeries SZW, Financiën, BZK, OCW, en VWS – is een goed voorbeeld van een overheidsinstantie die inkoop en financiën heeft geïntegreerd. “Een van de succesfactoren is dat het FDC niet zozeer bezig is met de organisatorische afspraken tussen de departementen, maar puur een service verleent richting de departementen op het gebied van financiën en inkoop.”

Belangrijk is dat overheidsinstellingen van tevoren goed hebben nagedacht over de scope. Wat past en werkt wel? En wat niet? Hildebrand en Legierse besluiten: “En kijk niet alleen naar de systeemimpact, maar ook naar de organisatorische implementatie. Zorg dat je hierbij de input ophaalt van alle gelederen binnen de afdelingen, en besteed voldoende aandacht aan de changekant van de verandering.”