De kracht van integratie: Enkele wins van het combineren van inkoop en finance

Waarom zou je verschillende bedrijfsprocessen op één systeem willen draaien? De ERP-gedachte is dat een centrale vastlegging van data voordelen oplevert, waarover later meer. SAP is een ERP-systeem waar diverse functies (modules) zijn samengebracht tot een geïntegreerde, geoliede machine. Ook in de publieke sector spelen ‘gewone’ bedrijfsprocessen een rol: ministeries kopen pennen in, gemeentes betalen facturen uit en provincies geven prestatieverklaringen af. De kracht van de combinatie van financiën en inkoop zien wij als een grote win voor onze overheidsklanten.

Van centraal naar integraal

Meerdere processen binnen één systeem vastleggen, draagt bij aan de onderlinge integratie. Hoe werkt dit? Vooral de processen binnen inkoop en financiën zijn zodanig met elkaar verwoven dat het vastleggen ervan in één en hetzelfde systeem eigenlijk een no brainer is. De bestelprocesstappen zijn bijvoorbeeld direct verbonden met het begrotings- en verantwoordingsproces. Waarom? Denk bijvoorbeeld aan de aanvraag-tot-bestelling (de behoeftestelling), het goedkeuren hiervan en het daadwerkelijk vastleggen van de bestelling. Op deze momenten wordt direct het passende potje (budget) belast. Hiermee voorkom je dat je inkoopgegevens in systeem A registreert en vervolgens in systeem B erachter komt dat het financiële budget is overschreden. Je hoeft niet meer terug te gaan in je proces en opnieuw alles in te voeren. Dit scheelt een hoop tijd en frustratie van de gebruiker.

It’s a match!

Naast de hiervoor genoemde realtime budgetcontroles levert de combinatie van inkoop met finance een significant voordeel op voor het ‘matchen’ van facturen. Een veelvoorkomende uitdaging binnen overheidsland is het goedkeuren van een binnengekomen factuur. Wie heeft die pennen besteld en mocht dat wel bij die leverancier? Zijn die bloemen aangekomen op het juiste adres? Pas op het moment dat de factuur binnenkomt, wordt gekeken of die factuur wel betaald zou mogen worden. Een systeem als SAP kan het gehele proces direct vanaf het begin aanzienlijk verbeteren door relevante gegevens voor factuurmatching centraal vast te leggen; van inkopen tot bestellen en ontvangen tot betalen. Op het moment dat de factuur binnenkomt, wéét het systeem al of de juiste hoeveelheid pennen zijn ontvangen, of de factuur klopt op prijs en op hoeveelheid. De 3-weg-match-controle (logistical invoice verification) wordt gelijk uitgevoerd met het registeren van de factuur. De factuurregistratie kan manueel zijn maar is vaak geautomatiseerd met een interface. In de controle kunnen tolerantielimieten in acht worden genomen zodat een financieel medewerker geen tijd hoeft te besteden aan 1 cent-afwijkingen. De factuur valt direct uit als de match niet gemaakt kan worden.

Harmonisatie en betrouwbare rapportage

Centrale vastlegging voorkomt daarnaast een ‘versnippering’ van het systeemlandschap. Versnippering betekent dat dezelfde data op meerdere plekken staat. Dit kan leiden tot data-inconsistentie en data-onbetrouwbaarheid. En hoe stel je dan een betrouwbare rapportage op? Hoelang is de controller of de financieel adviseur bezig met het verzamelen van informatie om te kunnen rapporteren? En hoe accuraat is die rapportage? Met SAP worden het afleggen van verantwoording en het draaien van rapportages betrouwbaar en snel.

Ook draagt de functionele integratie van inkoop en finance bij aan de harmonisatie en standaardisatie van processen. Doordat de processen gecentraliseerd zijn, is harmonisatie van processen beter te realiseren dan wanneer de processen niet gecentraliseerd zijn. Procesharmonisatie kan betrekking hebben op het gelijktrekken van het bestelproces over verschillende inkoopgroepen heen of het uniformeren van werkwijzen over organisatieonderdelen heen. Doordat dezelfde ‘taal’ wordt gesproken (‘documentstuk’ of ‘ordernummer’?) wordt ook onnodige communicatieruis tussen afdelingen voorkomen. Daarnaast wordt het voor het managementlevel eenvoudiger om te sturen – dashboards zijn gebaseerd op een consistente en coherente set aan data.

Standaard innoveren

De standaardisatie wordt bevorderd doordat de best practice op vrijwel alle uitdagingen een oplossing ontwikkeld heeft; ook voor proces-overstijgende uitdagingen. Denk bijvoorbeeld aan “zelffacturering” waarbij een voorstelfactuur naar de leverancier wordt gestuurd. Dit is een typisch en veelvoorkomend proces wat zowel inkoop raakt als de financiële administratie en uitbetalingen. Standaardisatie biedt daarnaast meer vrijheid voor innovatie. Innoveren binnen een standaard en toch die geoliede machine houden? Lees meer hierover in het artikel: De KR8 van Integratie en innovatie van Julian Kuipers – INNOV8iON.