Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP FM)? Deel 3

Voor u ligt het 3e en afsluitende blogartikel . In een drietal artikelen proberen we de vraag te beantwoorden: “Wanneer zou ik SAP FM inzetten binnen mijn eigen organisatie?”

In de eerste twee delen van de blogreeks over SAP Funds Management (SAP FM), hebben we beschreven hoe u tegelijkertijd een GVKA- en BLS-administratie kunt invoeren en hoe u SAP FM kunt gebruiken voor aanvullende financiële rubriceringselementen. Ook hebben we het gehad over Budgetten en de Budgetcontrole. In dit laatste deel pakken we weer nieuwe toepassingsmogelijkheden van deze module op en kijken we waar deze functioneel gezien ingezet kunnen worden.

1. Rapporteren over CO-gebieden heen

In het eerste blogartikel over SAP Funds Management is aangegeven dat SAP FM een apart onderdeel binnen het grotere geheel van SAP is en een interactie heeft met onder andere FI en CO. Een kenmerk van SAP Funds Management is dat er geen een-op-een-relatie hoeft te bestaan tussen een bedrijfsnummer in FI, een CO-gebied en een FM-gebied.

Het is mogelijk om meerdere bedrijfsnummers en meerdere CO-gebieden samen te voegen in een FM-gebied. Dit kan een voordeel zijn als u verschillende CO-elementen gebruikt voor hetzelfde doel. Een voorbeeld is een project. In het ene CO-gebied kan dit een WBS-element zijn, in het andere een kostenplaats en in een derde een interne order. Het bepalen van de totale kosten of uitgaven van het project is dan lastig. Door hier een FM-element van te maken en alle boekingen hierop te zetten, kunt u dit inzicht wel direct verkrijgen.

Dit geldt trouwens niet alleen voor de rapportages. In het tweede artikel hebben we het over de budgetcontrole gehad. In dit voorbeeld van een project wordt de budgetcontrole in SAP FM dus direct voor het hele budget gedaan, ongeacht waar de kosten vandaan komen.

2. Stamgegevens combinatie-controles

SAP FM kent de functionaliteit budgetstructuurplan. De naam die SAP hieraan gegeven heeft is wat verwarrend. Hier wordt namelijk geen echte structuur of hiërarchie mee bedoeld. In een budgetstructuurplan wordt aangegeven welke combinatie van FM-stamgegevens gebruikt mag worden. De andere combinaties mogen daarmee niet. Autorisatie op het gebruik van de gegevens staat hier los van en is er een aanvulling op.

Een budgetstructuurplan is te vergelijken met het controleren welke grootboekrekening en welke kostenplaats samen gebruikt mogen worden. Deze functionaliteit kan gebruikt worden om controles op bepaalde boekingscombinaties af te dwingen aan de voorkant, zodat fouten aan de achterkant (de informatievoorziening) worden voorkomen.

3. Betalingsgegevens

Deze functionaliteit binnen SAP FM zorgt ervoor dat u per factuur een betalingsstatus bijhoudt nadat deze is geboekt. Daarmee wordt inzichtelijk gemaakt waar in het proces de factuur zich bevindt. SAP FM kent drie statussen, ‘ingevoerd’, ‘betaling onderweg’ en ‘betaald’. Dit geeft een stukje extra informatie die niet direct in FI te vinden is. Deze informatie kan vooral voor cashflowoverzichten een aanvulling zijn.

4. Extra functionaliteiten

Het gaat te ver om alle losse functies die SAP FM nog heeft apart te behandelen. Hier volgt een opsomming van de meest interessante en de reden waarom u deze kunt inzetten.

• Bestedingsmarkeringen. Hiermee kunnen verplichtingen worden vastgelegd die niet besteld worden en waar geen goederenontvangst bij hoort. Denk hierbij aan donaties, subsidies of reclames waarvoor u van tevoren een reservering wilt maken. Een andere toepassing kan zijn als er een extern bestelsysteem bestaat waarvan de resultaten in de financiële administratie vastgelegd moeten worden.
• Jaarafsluitingsprocedure. Wat moet er met de openstaande ATB’s of bestellingen gebeuren? Worden die meegenomen naar het volgende jaar? Wat moet er gebeuren met het budget dat verbruikt is voor deze obligo’s? Moeten deze open zaken het budget van het nieuwe jaar verbruiken?
• Standalone. SAP FM kan ook los van SAP FI of SAP CO worden gebruikt. Veel bedrijven gebruiken FI en CO om FM ‘te voeden’. Het is ook mogelijk om dit om te draaien.
• Uitgavenbudget verhogen bij ontvangsten. Op basis van regels kunnen (een deel van de) ontvangsten doorgesluisd worden naar het budget van de uitgaven.
• Financieringsbron. In SAP FM kunt u (geld)bronnen bijhouden zodat aan een geldverstrekker gerapporteerd kan worden wat er met zijn sponsorgeld is gebeurd. Dit is binnen SAP FM niet zo uitgebreid mogelijk als binnen het onderdeel SAP Grantee Management. Deze laatste module is helemaal gericht op de geldverstrekker. SAP FM is dat minder, maar kan er tot op zeker niveau ook voor worden gebruikt.

Afsluiting

Is met deze 3 blogartikelen de vraag: “Wanneer zou ik SAP FM inzetten binnen mijn eigen organisatie?” beantwoord?

Ja en Nee.

Ja: Al met al worden in deze serie een aantal voorbeelden en toepassingen van SAP FM genoemd. Voor bedrijven die zich hierin herkennen, wordt er daarmee een antwoord gegeven op de vraag “welke functionaliteit kent SAP FM en wat kan ik ermee?”.

Nee: De insteek van de artikelen is de functionaliteit van SAP FM en daarbij worden de voor de hand liggende functionele toepassingen beschreven. Er zullen echter nog tal van functionele behoeften bestaan waar SAP Funds Management ook een oplossing voor kan bieden. Laat u vooral niet beperken tot de genoemde voorbeelden!

In ieder geval is de conclusie dat SAP FM ook binnen niet overheidsorganisaties grote voordelen kan bieden. Mocht u door deze artikelen getriggerd zijn en een mogelijke toepassing hebben voor SAP FM binnen uw organisatie of als u iets mist in uw huidige inrichting waar andere modules zoals SAP FI en SAP CO niet direct een goede oplossing voor zijn, neem dan contact met ons op.