Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP FM)? Deel 1

SAP Funds Management (SAP FM) is een financiële module binnen SAP ERP. SAP FM is een onderdeel dat valt onder de verzameling van SAP PSM (Public Sector Management). Dit laatste impliceert dat het alleen voor het publieke domein een toepassingsfunctie heeft, echter niets is minder waar. Van oorsprong viel Funds Management onder Financieel, pas later is het verhuisd en onder het label Public terechtgekomen.

SAP FM wordt meestal gecombineerd gebruikt met SAP FI (Financieel) en SAP CO (Controlling). De meeste gebruikers hebben echter alleen FI en CO ingericht. Ontbreekt een ingerichte FM-module door een stukje onbekendheid of is er simpelweg geen toepassing?

In een drietal blogartikelen worden de toepassingen van SAP FM verkend en kijken we welke mogelijkheden het voor bedrijven biedt. Daarnaast bespreken we de functionele wensen die u met SAP Funds Management kunt tackelen. Kortom, we beantwoorden de vraag: “Wanneer zou ik SAP FM inzetten binnen mijn organisatie?”

1. Kas- of Kas-verplichtingenstelsel

Het bedrijfsleven maakt gebruik van het baten-lastenstelsel (BLS) om hun financiële administratie in bij te houden. Veel overheden werken met het kasstelsel of het kas-verplichtingenstelsel (GVKA). In SAP wordt het kas-verplichtingenstelsel bijgehouden in de module Funds Management (SAP FM). Deze module is complementair aan SAP FI en SAP CO, waar respectievelijk de balans en de kosten in worden bijgehouden. De drie SAP-onderdelen samen kunnen visueel worden weergegeven als drie pijlers waarmee apart data wordt bijgehouden.​

Door alle drie de modules in te zetten, is het in SAP mogelijk om tegelijk zowel een BLS- als een GVKA-administratie te voeren.

Om iedere organisatie zo goed mogelijk van dienst te zijn, kent SAP FM instellingen die aangeven ‘hoe’ de data bijgehouden moet worden. Met hoe wordt bedoeld welke datum er gebruikt moet worden bij de vastlegging van gegevens in FM. Bij een bestelling kan de boekdatum de datum van de verwachte goederenafgifte of de verwachte factuurdatum zijn. De keuze is gebaseerd op de informatiebehoefte. Dit is weer apart in te stellen voor de verplichting en de kas. SAP FM is dus een mogelijke toepassing wanneer u (aanvullend) op uitgavenbasis wilt rapporteren.

2. Extra rubriceringsmogelijkheden in documenten

SAP FM kent zijn eigen stamgegevens. Hoeveel u er wilt gaan gebruiken, is instelbaar. U bent verplicht om er minimaal twee te gebruiken. Dit kunt u uitbreiden tot een maximum van vijf. Deze vijf stamgegevens (Budgetplaats, Budgetpositie, Fonds, Functiegebied en Begrotingsprogramma) zijn beschikbaar in alle SAP-modules waarin iets financieels wordt gedaan. Denk daarbij aan: MM (Inkoop), SD (Verkoop), FI (Financieel), CO (Controlling), HR (Human Resource), TM (Travel Management) en AM (Activa Management). De stamgegevens van FM kunnen handmatig bij iedere transactie worden ingevoerd. Om het makkelijker te maken, is het ook mogelijk afleidingen te maken op basis van andere gegevens.

Enkele mogelijkheden van het gebruik van een van de elementen:

• U kunt Budgetplaats gebruiken om uitgaven en ontvangsten of kosten en opbrengsten te verzamelen op organisatorische eenheden of als kostendrager. Dit als een controlling-alternatief voor Profit Center accounting (PCA).
• Een ander voorbeeld is om het element Fonds te gebruiken voor de financieringsbron zoals een toegekende subsidie of het functiegebied om een overkoepelend programma in weer te geven dat uit meerdere projecten bestaat. Ter vergelijking, in FI kunt u ook extra stamgegevens toevoegen, de Segmenten, maar deze blijven beperkt tot FI en daarmee het grootboek. Ook CO kent meerdere elementen zoals een WBS-element, kostenplaats en interne order. Echter, boekt u altijd op een kostensoort en een ‘echt’ CO-object. Met behulp van FM kunt u nu meerdere dwarsdoorsneden maken van dezelfde gegevens. Deze aanvullende rubriceringselementen kunnen binnen bedrijven dienen ter vervanging van eventuele maatwerkvelden of extracomptabele administraties.

Vervolg

Met dit blogartikel is een start gemaakt met het beantwoorden van de vraag: “Wanneer zou ik SAP FM inzetten binnen mijn organisatie?” De eerste twee specifieke eigenschappen van SAP Funds Management hebben we nu beschreven. In de volgende twee artikelen kijken we naar de mogelijkheden van een aantal andere kenmerken van SAP FM.