SAP-Funds Management; De zeven meeste gestelde vragen over het Updateprofiel en over Budgetposities; de belangrijkste SAP-elementen voor een kloppende boekhouding

Werk je met SAP-Funds Management (SAP-FM)? Dan zul je vast wel eens gehoord hebben van SAP termen zoals de FMDERIVER, de afleidingsregels, het Updateprofiel, de Budgetplaats en van de Budgetposities. Ik (Eric Nieland) kan mij voorstellen dat er mensen zijn die vragen als: Worden de ingevoerde gegevens anders gerapporteerd dan verwacht? Waarom wordt de uitputting soms op de boekingsdatum gedaan en soms op de leverdatum? Wat is bijvoorbeeld van invloed op de manier waarop gegevens in Funds Management worden vastgelegd?
Dit artikel geeft antwoord op dergelijke vragen.

1. Welke gegevens hebben invloed op de manier waarop gegevens in SAP Funds Management (SAP-FM) worden vastgelegd?

Bij deze vraag gaat het niet om welk nummer van de budgetplaats wordt gebruikt maar om de “Hoe”- vraag. Waarom wordt de ene financiële boeking als type ‘factuur’ gekenmerkt, een tweede boeking helemaal niet in FM staat en weer een ander als type ‘overboeking’. De twee belangrijke zaken voor het ‘hoe’ zijn het Updateprofiel en de Budgetposities. Dit zijn twee hele verschillende elementen, maar voor de werking van SAP-FM wel de twee die bepalend zijn. Het Updateprofiel gaat over een inrichtingskeuze, de Budgetpositie over het dagelijks gebruik. Vaak wordt gedacht dat de FMDERIVER het belangrijkste is, maar dat klopt niet helemaal. De FMDERIVER (ook wel de afleidingsregels genoemd) is hierbij wel belangrijk maar meer indirect. De FMDERIVER bepaalt mede welke rubriceringselementen er worden gebruikt, ook de budgetpositie. Zoals net gezegd is de budgetpositie wel een van de bepalende elementen.

Updateprofiel

2. Als eerste het belangrijkste element; het Updateprofiel. Wat is dat eigenlijk?

Het Updateprofiel wordt ook wel ‘mutatie profiel’ genoemd en is een onderdeel van de SAP-FM oplossing. Het Updateprofiel regelt hoe de cijfers in SAP-FM worden geboekt. Dit statement zegt eigenlijk al genoeg over het belang ervan. Het is daarom cruciaal om vanaf de start het gewenste Updateprofiel te kiezen.

Eerst wat korte achtergrondinformatie. SAP-FM is een flexibele module, mede omdat je zelf kunt bepalen hoe je de cijfers wilt bijhouden door het kiezen van een Updateprofiel. SAP-FM kent een onderverdeling naar soorten documenten; in SAP termen zijn dat ‘waardetypes’. De waardetypes worden bijvoorbeeld gebruikt in rapportages. Voorbeelden ervan zijn:

• bestelling;
• aanvraag tot bestelling;
• middelenbesteding;
• middelenreservering;
• begrote opbrengst. 

Verder kent Funds Management twee budgetcategorieën; ‘Kas’ en ‘Verplichting’ genoemd. In het Updateprofiel wordt per waardetype bepaald of dit waardetype relevant is voor zowel het kas- als het verplichtingenbudget of slechts één van beide. Verder regelt het Updateprofiel onder andere met welke datum, uit welk budget wordt geput en het houdt bij of een boeking statistisch is of niet.

Wil je SAP-FM gebruiken als Kas-Verplichtingen administratie zoals de Nederlandse centrale overheid? Wil je alleen Kas bijhouden en geen verplichtingen, zoals de Duitse overheid? Of wil je SAP-FM bijhouden gebaseerd op het Baten Lasten stelsel? Dit zijn de vragen die leiden tot een bepaald Updateprofiel. Je kiest bijvoorbeeld een Updateprofiel die bij het waardetype ‘bestelling’ zowel K als V bijhoudt. Voor de K kan dit gebaseerd zijn op de vervaldatum, voor de V op de boekdatum.

3. Kun je een Updateprofiel zelf maken?

Nee, ga ervan uit dat dit niet kan. Je moet kiezen uit de lijst die SAP zelf aanlevert. De reden daarvoor is dat SAP de uitgeleverde Updateprofielen ondersteunt en eigengemaakte niet. Wanneer je dus zelf een profiel maakt en een probleem krijgt, gerelateerd aan dat ‘eigengemaakte Updateprofiel’, moet je dat probleem zelf oplossen. Voor de meeste organisaties zal dat niet de gewenste situatie zijn. Concreet voorbeeld: Binnen een ‘SAP-Updateprofiel’ sluiten de instellingen per waardetype op elkaar aan. SAP heeft met zijn eigen profielen getest dat dit goed gaat. Als je een eigen Updateprofiel maakt, kan het zijn dat deze verkeerde instellingen heeft, ofwel dat de instellingen niet op elkaar aansluitend zijn. Als je bij een ATB (Aanvraag tot Bestelling) zowel Kas als Verplichting uitnut, bij een Bestelling alleen de Kas en bij de factuur weer beide, wordt het een rotzooi binnen de administratie. Tevens kunnen er enkele (niet veel) hard geprogrammeerde stukken ABAP code zijn, gebaseerd op het Updateprofiel. Denk daarbij bijvoorbeeld voor niet dagelijkse functies zoals de jaarovergang. Hard geprogrammeerde code werkt uiteraard niet als je zelf een Updateprofiel maakt. Het antwoord op de vraag, of je zelf een eigen Updateprofiel kunt maken, is dus technisch gezien ‘Ja’ maar niet aan te raden.

4. Zijn instellingen van een Updateprofiel vast, ofwel wat kan er nog worden aangepast?

Er kunnen een paar beperkte aanpassingen binnen een Updateprofiel worden gedaan die afwijken van de standaard. Je kunt voor een specifiek waardetype aangeven dat deze statistisch is, waardoor het geen effect heeft op het verbruikte budget en je kunt kiezen voor een andere datum. Daarnaast kun je, ook weer per waardetype, kiezen voor ‘PBET’ wat een afkorting is voor Period-Based Encumbrance Tracking. Moeilijke naam voor de vraag of je alle bedrag-wijzigingen apart wilt bijhouden of niet. Generaliserend gezegd, is het aanpassen van een bedrag in een ATB minder van belang dan het verhogen van een bedrag in een bestelling. Dit omdat de bestelling een harde verplichting is, die ook gecommuniceerd is met de leverancier, en een Aanvraag tot Bestelling niet. Door het bijhouden van de individuele wijzigingen en het bijhouden wanneer deze hebben plaatsgevonden, kun je met terugwerkende kracht de stand van ‘gisteren’ bekijken. Worden de individuele wijzigingen niet bijhouden, dan worden alle wijzigingen (wel per jaar) op een hoop gegooid en kun je alleen de huidige stand rapporteren.

Er zit een belangrijke beperking op het aanzetten van PBET. Je moet dan kiezen voor het bijhouden op de ‘boekdatum’ en het zorgt voor veel regels in de database. Met andere woorden: voor de meeste waardetypen staat PBET niet aan, vaak alleen voor bestellingen en middelenbestedingen en dan alleen voor de verplichting kant.

5. Kun je een eenmaal gekozen Updateprofiel verwijderen en kiezen voor een andere?

In een productief systeem kun je in theorie het gebruikte Updateprofiel nog wel wijzigen maar, op zijn zachts gezegd, echt makkelijk is dat niet. Realistisch gezegd, maak je bij de start de keuze en pas bij een volgende implementatie kun je opnieuw een keuze maken. Het wel is mogelijk om kleine dingen te wijzigen, maar niet heel veel omdat je zit met ‘lopende’ data. Wederom een concreet voorbeeld: Van een bestelling waar je de Verplichting kant nooit van hebt bijgehouden met een deelontvangst en deelfacturen, ga je nu wel de verplichting op bijhouden; wat gaat er dan gebeuren bij het vastleggen van een nieuwe prijs of het boeken van een nieuwe factuur? Hoe krijg je de data nog consistent?

Het antwoord op deze vraag lijkt op die van antwoord 1. Het wijzigen van het hele Updateprofiel van A naar B kan technisch zeker maar in de praktijk meestal niet. Kleinere wijzigingen zoals het veranderen van het realisatiemoment van vervaldatum naar leverdatum, kan veelal wel. Uiteraard zal ook dan rekening moeten worden gehouden met de rapportages.

Samengevat; Het bepalen van het ‘juiste’ Updateprofiel is de belangrijkste keuze die tijdens de inrichting van SAP-FM gemaakt wordt.

Budgetposities

6. Wat zijn Budgetposities en waarom zijn ze belangrijk?

Naast het Updateprofiel zijn de Budgetposities belangrijk. Anders dan bij het Updateprofiel gaat het hier niet om een eenmalige inrichtingskeuze maar om stamgegevens. De vraag: “Wat zijn Budgetposities?”, kan daarmee makkelijk beantwoord worden; het zijn stamgegevens binnen de module FM. Generalistisch gezegd, wordt de Budgetpositie gebruikt voor het bijhouden van het soort uitgaven en is daarmee het FM equivalent voor de kostensoorten zoals in Controlling (CO) wordt gebruikt.

De reden waarom Budgetposities belangrijk zijn, is dat iedere Budgetpositie stuurinformatie bevat. Er zijn twee soorten hierin; ‘Echte Budgetposities’ en ‘Technische Budgetposities’. De Echte Budgetposities zijn degene waarop gebudgetteerd kan worden en waarop gerealiseerd kan worden. Alleen boekingsregels met een dergelijke Budgetposities komen in Funds Management terecht. Als extra kenmerk kunnen deze Budgetposities ook nog statistisch worden gemaakt. Dan komen deze regels wel in FM terecht maar verbruiken geen budget.

Technische Budgetposities zijn voor de boekingsregels waar dat niet voor geldt zoals een meeboekrekening. Er zijn zes verschillende soorten Technische Budgetposities die niet eens allemaal gebruikt hoeven te worden. Verhoudingsgewijs zijn er binnen een administratie vaak honderd(en) Echte Budgetposities en van iedere technische één.

Als je met Funds Management werkt zijn Budgetposities verplicht om in te voeren bij iedere handeling met een financiële consequentie. Bij een Financiële boeking worden er altijd minimaal twee regels gebruikt. Bij een vordering gaat het dan over een debiteur gecombineerd met een opbrengstenregel. De debiteurenregel bevat dan een Technische Budgetpositie, de opbrengstenregel een ‘echte’. Als je in beide regels een Echte Budgetpositie zou gebruiken, blijf je altijd budgetneutraal. (Neutraal blijven; dat hoeft trouwens niet erg te zijn, als er maar bewust voor wordt gekozen.)

7. Hoe bepaalt een Budgetpositie het waardetype?

Binnen de financiële boekingen is er nog een interessant gegeven. De combinatie van Budgetposities bepaalt het waardetype. Dat is wat lastig uitleggen maar functioneel gezien wel belangrijk. Meestal is het waardetype een belangrijk element in de rapportages. Dit geldt alleen binnen de FI boekingen en daarbinnen ook niet voor de voorschotten. Het gaat daarmee om de facturen en memoriaalboekingen (of in FM termen de overboeking).

Hoe kom je in FI aan de verschillende waardetypen? Anders dan bij een bestelling, kan het waardetype niet worden bepaald door bijvoorbeeld de transactiecode (of FIORI app). Als de functie ‘creëren bestelling’ wordt gestart, is het helder dat het waardetype binnen FM ook ‘bestelling’ moet worden. Bij FI kan dat niet, de (oude) transactie FB01 kan gebruikt worden voor debiteuren, crediteuren, voorschotten ofwel voor ‘alle’ soorten FI boekingen. Voorschotten zijn er nog wel uit te halen omdat die een Speciaal Grootboek Boekings (SGB) teken krijgen. Voor de facturen en memoriaalboekingen lukt een dergelijk onderscheid niet.

Het resultaat is dat een transactie kan leiden tot verschillende waardetypen en dat de Budgetpositie dit bepaalt. We gaan in op drie van deze waardetypen, ‘factuur’, ‘betaald’ en ‘overboeking’. Dit wordt uitgelegd aan de hand van het onderstaande plaatje.

Een boeking die uit twee regels bestaat, heeft ook twee Budgetposities. Als regel 1 een ‘Echte Budgetposities’ is en regel 2 een Budgetpositie van ‘Type Bank’ (een van de zeven technische mogelijkheden), wordt het waardetype direct ‘Betaald’ – optie 1. Denk bijvoorbeeld aan de kosten die de bank direct afschrijft.

Als in een boeking alle Budgetposities van alle regels ‘Echte’ zijn, dan wordt het waardetype ‘Overboeking’- optie 2. Denk daarbij aan de correcties, het overboeken van kostenplaats of budgetplaats A naar kostenplaats/budgetplaats B.

Als regel 1 een ‘Echte Budgetpositie’ is en regel 2 een Budgetpositie van ‘Type Meeboekrekening’, wordt het waardetype ‘Factuur’ – optie 3. Nadat een crediteuren factuur is vastgelegd zal deze zal nog worden betaald. Dit gebeurt via een vereffeningsboeking waarbij regel 1 een Budgetpositie van ‘Type Meeboekrekening’ en regel 2 een ‘Type Bank’ heeft. Op dat moment gaat de oorspronkelijke waardetype ‘Factuur’ over in waardetype ‘Betaald’.

Dat klinkt misschien allemaal vrij technisch maar het belangrijkste is al gezegd, de combinatie van Budgetposties zorgen voor een waardetype. Zijn die verkeerd dan heeft dat gevolgen voor de rapportages.

Meer weten over de verschillende functionaliteiten van SAP Funds Management (SAP-FM)? Lees dan ook de blog reeks:
– Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP-FM)? Deel 1
– Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP-FM)? Deel 2
– Waarom gebruiken niet meer bedrijven SAP Funds Management (SAP-FM)? Deel 3

Heb je nog vragen, tips of opmerkingen? Voel je vrij om een reactie achter te laten.