S/4HANA implementatie: een kleurrijke reis?

De termen HANA, S/4HANA, Fiori en In-Memory kan niemand zijn ontgaan die ook maar iets met SAP te maken heeft. Inmiddels vonden er al diverse S/4HANA implementaties plaats. In deze blog lichten we de verschillende implementatie methodieken toe.

Drie kleuren

Wanneer men kiest voor een S/4HANA implementatie, staat men eerst voor de keuze uit drie ‘kleuren’: Green, Brown of Blue. De kleur die men kiest, bepaalt het “implementatie pad” dat wordt bewandeld. Hieronder een korte toelichting van deze kleuren:

• Greenfield: een nieuwe implementatie op een nieuw systeem, waarbij je de processen opnieuw inricht;
• Brownfield: een technische upgrade van het systeem, waarbij de processen beperkt of niet veranderen;
• Bluefield: een combinatie van Greenfield en Brownfield, met als doel het beste uit de bovengenoemde twee methodes te verenigen.

Aan de hand van twee praktische voorbeelden, gaan we in dit artikel dieper in op de Greenfield en Brownfield methodiek. Bluefield lichten wij in een komend blog toe.

Brownfield implementatie bij Shared Service Center binnen de overheid.

In de zomer van 2019 ging een Shared Service Center (SSC) binnen de overheid succesvol als eerste Rijksoverheidsorganisatie live met SAP S/4HANA. De geslaagde migratie betreft niet alleen de nieuwe, snellere HANA-database, maar ook de bijbehorende S/4-functionaliteit.

De belangrijkste beweegredenen voor het SSC om te migreren naar de HANA-omgeving waren:

• Het wegvallen van Oracle licentiekosten;
• SAP stopt op termijn met huidige software koppeling met Oracle-database;
• De versimpelde datastructuur;
• Met de vereenvoudigde HANA-database en S/4-software komen er verruimde mogelijkheden beschikbaar om met mobile devices te werken in de nieuwe omgeving;
• In-memory database, waarbij je de data realtime verwerkt en presenteert;
• Het feit dat de nieuwe ontwikkelingen op HANA plaatsvinden.

S/4HANA implementatie: Werkwijze en Lessons Learned

De Brownfield aanpak startte met een workshop waarbij de processen bij het SSC in kaart zijn gebracht. Op basis van deze data creëerde SAP een Proof of Concept omgeving, met de productieomgeving als uitgangspunt. Een belangrijk onderdeel van de migratievoorbereidingen waren de controles en de technische aanpassingen, waarmee de omgeving HANA-ready is gemaakt. Hierna werd de HANA-omgeving stapsgewijs naar de ontwikkel- en acceptatieomgevingen gemigreerd.

De ervaringen die betrekking hebben tot de Brownfield implementatie in het kort:

• Het was lastig om vooraf de nodige kennis over een Brownfield migratie op te doen, omdat de kennis over een Brownfield migratie voor S/4HANA zeer gering was. Het SSC is tevens binnen Nederland (een van de) eerste gebruikers die overgingen en werken met specifieke overheidsmodules;
• Informatie die via de SAP-notes werd verkregen, was veel en complex;
• Doordat de implementatie stapsgewijs werd uitgevoerd en dit goed werd vastgelegd, creëerde het SSC een steeds verbeterde en volledige lijst aan voorbereidingen en nabewerkingen. De migraties die volgden, verliepen hierdoor steeds sneller en efficiënter;
• Op de HANA-vernieuwingen na (Huisbanken, nieuwe FEBAN, nieuwe transacties etc.), verandert er niets aan de processen bij het SSC. Deze implementatie wordt bij het SSC daardoor ook wel als een grote “Technische Release” gezien, waarbij er functioneel niet veel verandert;
• De niet HANA-certified add-ons op het SAP-systeem kunnen voor de nodige vertraging in de voortgang van de implementatie zorgen. Zo liep het SSC vertraging op door een add-on binnen BW, die op dat moment niet gecertificeerd was voor HANA.

Dankzij de migratie kan het SSC in de toekomst per jaar ruim 90.000 facturen, 7.000 verplichtingen en 7.600 vorderingen, alsmede 26 miljard aan subsidie en bekostiging afhandelen.

Nadat de HANA Greenfield implementatie is voltooid, zal het SSC zich verder richten op de SAP Fiori Launchpad en BO implementatie met als doel om deze producten in 2020 in gebruik te nemen.

SAP Greenfield implementatie bij een grote landelijke projectorganisatie

Bij een projectorganisatie met een begroting van ongeveer € 2 miljard per jaar, werkte SAP Expert Eric Nieland aan de herimplementatie van het SAP-systeem.
De belangrijkste beweegreden om te migreren naar de HANA-omgeving is omdat HANA een toekomstbestendig systeem is. Ook stopt de ondersteuning van SAP op het huidige ECC-systeem op termijn.

De organisatie maakt al 15 jaar gebruik van SAP. Vooral van de financiële SAP-Modules en Projecten. Gedurende die 15 jaar veranderde de organisatiestructuur en daarmee ook de informatiebehoefte van de organisatie. De overgang naar S/4HANA was een goede gelegenheid om alle veranderingen in SAP door te voeren. De projectorganisatie koos voor een Greenfield aanpak, waarbij de processen opnieuw werden ingericht op een nieuw systeem.

Werkwijze en Lessons Learned

De implementatie en daarmee de werkwijze op S/4HANA is nagenoeg hetzelfde als een implementatie van het oude systeem, ECC. Uiteraard zijn er veranderingen, maar dat geldt tevens voor iedere nieuwe versie. Hieronder in het kort een aantal belangrijke ervaringen uit de Greenfield implementatie:

• Functioneel gezien verandert er op het eerste gezicht niet veel met deze Greenfield implementatie van S/4HANA. De transitie naar S/4HANA kun je dan ook het beste vergelijken met een ‘transitie’ naar een nieuwe SAP versie. De echte verschillen zit in zakenpartners, huisbanken en de realtime verwerking en vertonen van de data;
• Een andere kleurstelling: Of je het nu hebt over de SAP Fiori, Screen Persona’s of de GUI, het is en blijft HANA die veel verschillende ‘smaken’ met zich meebrengt als het gaat om userinterface;
• De echte veranderingen die S/4HANA brengt, zijn onder de motorkap gerealiseerd. Deze veranderingen zorgen over het algemeen voor versimpeling; in-memory database, views in plaats van tabellen, Cloud mogelijkheden en realtime data. Het SSC draait hierdoor sneller rapportages en neemt hierdoor de besluiten op basis van de actuele data;
• De technische veranderingen als gevolg van de HANA implementatie openen deuren naar nieuwe ontwikkelingen zoals embedded analytics, die in vervolgtrajecten kunnen worden opgepakt. Dit is ook een belangrijke reden waarom er weinig is veranderd ten opzichte van hun huidige versie. Er zijn vrijwel geen nieuwe toepassingen geïntroduceerd, buiten BW direct op de ECC database;
• Fiori en Screen Persona’s zorgen voor een verbetering in User Experience. Het feit dat nog niet alle Fiori apps voor deze organisatie beschikbaar waren en de beschikbare apps niet over de Funds Management velden beschikten, bracht uitdaging met zich mee. De implementatie heeft hierdoor uiteindelijk meer tijd gekost, maar is succesvol afgerond. In sommige gevallen zijn eigen Fiori apps gemaakt of is gebruik gemaakt van de bekende SAP GUI. Uiteraard staat SAP op dit vlak niet stil en wordt er verder ontwikkeld.

Dankzij de Greenfield implementatie is deze projectorganisatie voorbereid op de technische ontwikkelingen in de toekomst. In het geval van deze organisatie kunnen de onderstaande voordelen worden onderschreven:

• Fiori apps hebben de nodige waarde toegevoegd en hebben de gebruikerservaring verbeterd;
• De data is realtime beschikbaar in SAP BW waarmee men over actuele informatie beschikt.

Tips & Tricks voor een succesvolle S/4HANA implementatie

Op basis van onze ervaringen geven wij de volgende de adviezen mee:

• Verwijder overbodige data (IDOCs, Workflows, Spools, Logs etc.) en systemen (zoals de mandanten 001 en 066) op alle systemen voordat de implementatie begint. Doordat je overbodige data en systemen opschoont, voorkom je mogelijke technische issues en langere doorlooptijden;
• Er zijn vereiste SAP notes die de controles tijdens de migratie bevatten en regelmatig wijzigen. Dat komt doordat er nieuwe functies op S/4 bijkomen of omdat er nieuwe inzichten zijn verkregen. De migratie controleert in stap 1 of je wel de laatste versie van deze notes hebt, zo niet dan moeten die worden ingesteld. Je kunt echter deze notes ‘ bevriezen’. De tip is om dit ook te doen zodat je na een eerste controle niet wordt geconfronteerd met nieuwe meldingen;
• De tijd tussen de HANA-readiness checks en de upgrades moet zoveel mogelijk worden beperkt. Dit in verband met de release van nieuwe HANA versies die elkaar snel opvolgen. In de situatie van het SSC is een nieuwere versie geïnstalleerd dan de versie die draaide op de PoC omgeving. De veranderingen en nieuwe functionaliteiten in de nieuwere versies moet men controleren wanneer de PoC op een eerdere versie heeft plaatsgevonden;
• De hierboven genoemde tips zijn voornamelijk van toepassing op Brownfield implementatie. Voor een HANA Greenfield implementatie zijn voor de rest dezelfde tips en aandachtspunten van toepassing als voor een implementatie van bijvoorbeeld een nieuwe ECC-systeem.

Een ‘open deur’, maar goede voorbereiding is essentieel voor een succesvolle implementatie. De ervaring leert dat het belangrijk is dat er op voorhand relevante informatie, kennis en ervaring beschikbaar is met S/4HANA trajecten. Het is dan ook cruciaal dat er kennis wordt gedeeld op dit vlak. Op deze manier halen we het beste uit S/4HANA en creëren we het juiste “migratie pad” dat moet worden bewandeld.

Heb jij ervaringen? Deel ze hier!

Met dank aan mede auteurs: Eric Nieland en Sander Hildebrand