S/4HANA en de #FAQ’s vanuit het perspectief van de klant.

Veel van onze klanten optimaliseren hun bedrijfsprocessen met (onder andere) software van SAP. We merken dat de introductie van S/4HANA veel dezelfde vragenstukken oproept bij verschillende organisaties. Dat geldt overigens ook voor organisaties die andere ERP-software gebruiken ter ondersteuning van allerlei processen. In dit artikel ga ik in op die meest gestelde vragen (FAQ).

FAQ #1 Wat is S/4HANA?

De eerste vraag die vaak gesteld wordt, is: “Wat is S/4HANA nu eigenlijk?”. Door SAP te citeren kan ik deze vraag eenvoudig beantwoorden met: “S/4HANA is een intelligent, geïntegreerd ERP-systeem dat draait op SAP eigen in-memorydatabase, SAP HANA.”.

Mooi beschreven door SAP, maar wat houdt dat praktisch in voor u als organisatie? S/4HANA is het vernieuwde ‘ECC’-platform van SAP, waarmee u uw digitale processen aan elkaar verbindt. SAP S/4HANA is geheel nieuw ontwikkeld, zodat deze kan draaien op de HANA-database in het geheugen. U beschikt hierdoor over real-time data en voorspellende business software. Daarnaast introduceert SAP een compleet nieuwe gebruikersinterface, Fiori, die simpel is in het gebruik. Samengevat: S/4HANA is real-time, gebruikersvriendelijk, snel en simpel.

Meer inhoudelijk weten over dit onderwerp? Kijk hiervoor op mijn blog “SAP S/4HANA Finance modewoord of concreet toe te passen?”

FAQ #2 Welke toegevoegde waarde biedt S/4HANA voor mijn organisatie?

De vraag: “What’s in it for me?” is natuurlijk een hele logische vraag om te stellen. Met andere woorden; welke voordelen kan S/4HANA bieden voor uw organisatie?

Deze vraag kan op meerdere manieren worden beantwoord en voor verschillende organisaties zijn diverse voordelen te benoemen. Kort samengevat zijn de voordelen die wij bij klanten zien en bespreken onder andere:

1. Simplicity is the key. Met S/4HANA is de IT-infrastructuur in meerdere opzichten vereenvoudigd: minder databases, minder (totaal)tabellen, minder datawarehouses, minder onderlinge aansluitingen. Meerdere verschillende systeemoplossingen die voorheen gekoppeld waren zijn nu samengevoegd tot één kern.
2. Geoptimaliseerde processen: Met S/4HANA elimineert u overbodige stappen en automatiseert waar gewenst bedrijfsprocessen.
3. De ultieme gebruikers ervaring: Met S/4HANA is de nieuwe user interface geïntroduceerd: Fiori (leuk weetje: Italiaans voor ‘bloemen’). Met Fiori is SAP in één klap gestegen tot een van de meest gebruikersvriendelijke ERP-systemen. Aan de hand van enkele apps loopt de gebruiker door een end-to-end-proces. Vergeet transacties! Het nieuwe SAP is modern, gebruikersvriendelijk en slim.
4. Real-time analytics: Met S/4HANA rapporteert u direct op uw S/4HANA systeem zonder een separaat datawarehouse. Geen nachtelijke laadprocessen meer of een dag wachten op uw data! U voorspelt en handelt op basis van de meest actuele cijfers van nu (= real-time). Met embedded analytics tilt Fiori de flexibele real-time rapportagemogelijkheden tot een nog hoger level, doordat de gebruiker direct toegang heeft tot rapportage-apps voor bijvoorbeeld haar of zijn belangrijkste KPI’s.
5. De nieuwste intelligente technologie. S/4HANA biedt nieuwe technologieën en functionaliteiten zoals predictive (voorspellende) software, Blockchain of ‘Robotics’. Deze worden binnen S/4HANA alsmaar verder ontwikkeld, waardoor u in staat bent uw processen sneller te innoveren en optimaliseren.

Nuance

In de blog “S/4HANA: Wat is de toegevoegde waarde en waarom overstappen?” beschreef mijn collega Eric Nieland al eerder de voordelen. En gaat hier dan ook dieper op in.

De verbeterde functionaliteit, de prestaties en de snelheid die S/4HANA biedt, bieden zeker veel voordelen voor organisaties. Maar deze lijst behoeft wel enige nuance. Voor iedere organisatie zal de toegevoegde waarde mogelijk anders zijn. Weten hoe S/4HANA binnen uw organisatie de meeste toegevoegde waarde kan bieden? We staan altijd open om met u mee te kijken en denken.

FAQ #3 Hoe implementeer ik S/4HANA? Hoe pak ik het aan?

Wie wil overstappen op S/4HANA, heeft de keuze uit meerdere migratiestrategieën. Het merendeel van de huidige SAP-gebruikers geeft de voorkeur aan de ‘brownfield’ aanpak, namelijk een migratie van de bestaande SAP-systemen naar het nieuwe S/4HANA systeem. Als alternatief kunt u ook kiezen voor de greenfield implementatie, waarbij het complete ERP-systeem en landschap als nieuwe omgeving wordt neergezet.

In het blog van mijn collega Deniz “S/4HANA implementatie: een kleurrijke reis?” leest u meer over de verschillende implementatie strategieën.

Voor de verschillende migratie methoden biedt SAP ondersteuning met haar SAP Activate-methodologie en diverse tools waarmee u de migratie vereenvoudigt. Zo kunt u bijvoorbeeld gebruik maken van best practices, accelerators, ready-to-use documentatie zoals projectplanning en templates. Enkele voorbeelden van SAP tools om de migratie te vereenvoudigen zijn: readiness checks, simplification item lists en analysechecks voor maatwerkcode.

FAQ #4 Hoe implementeer ik S/4HANA als mijn huidige systeem veel maatwerk bevat?

Veel organisaties hebben hun standaard systeem aangepast met maatwerk om efficiënter te kunnen werken of om specifieke bedrijfsprocessen beter te ondersteunen. Bij een migratie naar S/4HANA adviseren wij doorgaans om eerst een analyse uit te voeren die bepaalt of dit maatwerk nog toekomstbestendig is. Mogelijk kan dit maatwerk zelfs al worden vervangen door standaard SAP-oplossingen die binnen het nieuwe S/4HANA platform worden aangeboden.

Naast het maatwerk en de analyse daarvan, zijn vaak interfaces, rapportages en het technische IT-landschap onderwerpen waarbij op een S/4HANA implementatie wordt ingezoomd.

FAQ #5 Wat is het juiste moment om met een S/4HANA implementatie te starten?

Waar en hoe begin ik met een S/4HANA implementatie of conversie? Laten we hierover eerlijk en duidelijk zijn: we raden aan om eerst de mogelijke voordelen (zie punt 2 van dit blog) te verkennen. Als de voordelen in kaart zijn gebracht en geïdentificeerd, dan kan vervolgens de migratie route bepaald worden (zie punt 3 van dit blog). Dit is afhankelijk van de complexheid van uw ICT- en ERP-omgeving.

S/4HANA is volop in ontwikkeling. Een paar jaar geleden waren we nog redelijk terughoudend met ons advies om over te stappen. Mede omdat veel functionaliteiten nog niet waren overgezet van de oude SAP-software naar het nieuwe S/4HANA platform. Met de meest recente versie die SAP heeft uitgebracht, adviseren wij onze klanten zeker om de mogelijkheden voor de implementatie van S/4HANA te onderzoeken.

FAQ #6  Wat kan ik nu al doen als ik ‘brownfield’ over ga?

Overweegt u om ‘brownfield’ over te gaan? Houdt u dan rekening met het feit dat SAP bezig is om hele modules te vervangen. Met andere woorden; ook als u nog niet over gaat naar S/4HANA kan het alvast nuttig zijn om diverse voorbereidingen te treffen. Dat zijn vaak niet-financiële voorbereidingen. Enkele voorbeelden:

• Het onderdeel Business Partners (BP) wordt een verplicht onderdeel, in plaats van bijvoorbeeld losse debiteuren, crediteuren implementaties.  Mocht uw organisatie Business Partners nog niet gebruiken, is het converteren en het opnemen van Business Partners in het proces een actie die u nu al kunt ondernemen.
• Het gebruik van New General Ledger (New GL). Alhoewel hiervoor meerdere migratie strategieën beschikbaar zijn, is het nu al verstandig hierover na te denken.
• SAP Warehouse Management (WM) wordt SAP Extended Warehouse Management.

Daarnaast kunt u al verschillende voorbereidingen vooraf starten.

• Custom code migration tool: u kunt uw maatwerk met SAP tools voorafgaand aan de migratie beoordelen.
• Analyse van de door u gebruikte data. Worden de juiste componenten van opslag gebruikt? Breng ik al mijn data in het geheugen of ga ik archivering toepassen?

Dergelijke voorbereidingen kunnen de migratie later vergemakkelijken en voorkomen dat alle acties in een keer moeten waardoor de organisatie zwaar belast wordt.

FAQ #7 Blijf ik met mijn ERP-software ‘On-premise’ of ga ik naar de Cloud?

SAP-software ‘On-premise’ installeren binnen een eigen reken- of datacentrum behoort nog steeds tot één van de mogelijkheden. Ook kunt u de software onderbrengen in de Cloud of heeft u de keuze uit een mix en dus een hybride systeemlandschap. SAP biedt met S/4HANA alle mogelijkheden. De migratie kan dus de ideale mogelijkheid zijn om de infrastructuur en ICT-strategie te herzien.

Een Cloud oplossing kan de volgende voordelen bieden:

• Kostenbesparing: Uw kosten blijven beheersbaar. U hoeft zelf geen dure hardware aan te schaffen en heeft dus geen hoge investeringen vooraf.
• Schaalbaarheid en transparantie: Cloud oplossingen zijn ontzettend schaalbaar, waardoor u snel en flexibel meebeweegt met de groei van uw organisatie.
• Ontzorgen: Delen van het (technisch) beheer kunt u onderbrengen bij een organisatie die niets anders doet dan zorgdragen voor uw data.
• Vertrouwd en veilig: Ook de data beveiliging en toegang kunt u onderbrengen bij de Cloud organisatie, hiervoor hebben wij experts in dienst die niets anders doen dan zorgdragen voor de veiligheid van uw data.

Voor sommige klanten kan dit het moment zijn om hun software naar de Cloud te brengen en daarmee Cloud voordelen te behalen. Voor andere klanten kan het beter zijn om binnen hun eigen ICT-omgeving de processen te optimaliseren en het landschap te vereenvoudigen.

Toegevoegde waarde voor uw organisatie?

Meer weten over SAP S/4HANA en welke toegevoegde waarde deze software kan bieden voor uw organisatie? Neem contact op met mij (of met een van mijn collega’s bij iQibt). Wij kijken samen naar de mogelijke voordelen of organiseren samen een officiële SAP-Discovery workshop.