Rijksdienst Caribisch Nederland stapt over op SAP Cloud: Ton Bevers vertelt over dit bijzondere project

Begin dit jaar stapte de Rijksdienst voor Caribisch Nederland (RCN) als eerste Nederlandse overheidsinstantie volledig over op SAP Cloud. Ton Bevers had de leiding over dit project en blikt in de artikel kort terug.

Kun je kort vertellen wat het project inhield?

“De Shared Service Organisatie (SSO) binnen de Rijksdienst Caribisch Nederland – onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken – voert de financiële bedrijfsvoering uit voor alle overheidsinstellingen op Bonaire, Sint-Eustatius en Saba. Het hoofdkantoor is gevestigd op Bonaire. Na 11 jaar was het bestaande bedrijfsvoeringsysteem toe aan vervanging, omdat het niet langer voldeed aan de innovatiewensen.”

“RCN besloot een minicompetitie uit te zetten onder de mantel van de Europese Aanbesteding Software Pakketten 2019. Eén van de gegadigden was SAP, dat iQibt benaderde als advies- en implementatiepartner, vanwege onze expertise op het gebied van financiële overheidsprocessen. Samen wonnen we de minicompetitie, dus de opdracht werd aan ons gegund.”

“Vanuit iQibt verzorgden we het ontwerp en de implementatie van het nieuwe landschap. Ook waren we verantwoordelijk voor de conversie van de data en het trainen van de medewerkers. Inmiddels draait het systeem succesvol. We zijn momenteel nog betrokken bij het beheer en de verdere doorontwikkeling.”

Wat was jouw rol binnen het project?

“Ik was betrokken als projectleider, dus ik had de eer om dat geweldige team te mogen begeleiden richting de go-live van het nieuwe systeem. Vanuit mijn rol was ik vooral bezig om te zorgen dat de samenwerking met RCN goed verliep en met het bewaken van de voortgang qua planning. Maar ook het borgen van de kwaliteit was uiteraard erg belangrijk.”

“Al met al was ik als projectleider dus verantwoordelijk voor het team én de planning. Ik zag erop toe dat alles steeds in orde was en dat we met z’n allen de gestelde doelen haalden.”

Jullie hebben zowel SAP Ariba als S/4 HANA geïmplementeerd. Kun je kort uitleggen wat deze software doet?

“RCN was op zoek naar een inkoop- en financieel systeem voor de kasverplichtingenadministratie, waarbij het huidige legacysysteem vervangen zou worden door één geïntegreerde oplossing. Dit is uiteindelijk de cloudcombinatie geworden van S/4HANA finance in combinatie met SAP Ariba Snap voor procurement.”

“SAP Ariba is een heel laagdrempelige tool voor de verschillende diensten die bestellingen doen bij shared service organisatie. De software werkt als het ware als een soort Bol.com-website: je kunt eenvoudig een bestelling doen, die binnen SAP Ariba door de budgethouder wordt getoetst.”

“Daarnaast is er een koppeling met S/4HANA om die aanvraag tot bestelling om te zetten tot daadwerkelijke bestelling bij de leveranciers. Het is zo geïntegreerd dat de financiële afwikkeling direct wordt vastgelegd en in gang wordt gezet. Met S/4HANA en SAP Ariba hebben ze dus een financieel systeem waarbij eigenlijk alle inkoopprocessen en de financiële administratie volledig zijn geïntegreerd, waardoor ze veel beter en slimmer kunnen werken.”

“Ook implementeerden we in samenwerking met ons zusterbedrijf INNOV8iON SAP Fiori, waardoor medewerkers niet langer in de back-end werken, maar met gebruiksvriendelijke schermen. Door die ‘Fiori-laag’ er overheen te leggen en applicaties aan te bieden werkt de gehele organisatie heel intuïtief en volgt dezelfde werkwijze, waardoor fouten worden gereduceerd.”

Speelden er nog bijzondere uitdagingen in Caribisch Nederland?

“Los van het tijdsverschil van vijf uur hebben we natuurlijk ook te maken met een volledig andere cultuur. Ondanks dat het een Nederlandse gemeente is zijn er wel degelijk cultuurverschillen. En met alle cultuurverschillen is het altijd even zoeken naar de juiste ‘way of working’.”

“Een groot verschil was bijvoorbeeld de omgang met leveranciers. Zo zijn er leveranciers die geen e-mailadres hebben, wat het erg lastig maakt om sommige zaken te automatiseren. Ook zijn we vanuit Nederland heel erg gewend allerlei eisen te stellen aan de leverancier: als leverancier A niet voldoet gaan we wel voor leverancier B. Op Bonaire is dat vaak geen optie: daar bestaat leverancier B vaak niet eens.”

“Ook is het in Nederland normaal dat alle inkopen gedaan worden middels een vooraf vastgelegde verplichting, waarna de leverancier levert en de factuur verzendt. Maar op Bonaire levert en factureert de leverancier in sommige gevallen al vóórdat überhaupt iets is vastgelegd. Dan willen wij als Nederlanders al snel dat de factuur wordt teruggestuurd naar de leverancier, omdat wij geen verplichting zien in het systeem, maar dat vindt de leverancier dan weer gedoe – en wederom: als die afhaakt zijn er vaak geen alternatieven.”

Daarnaast bracht ook corona volgens mij de nodige extra uitdagingen met zich mee…

“Absoluut. Oorspronkelijk zouden we in maart 2021 al naar Bonaire gaan voor de kick-off. Maar door de lockdown kon dit niet doorgaan, waardoor we uiteindelijk niet alleen de kick-off maar zelfs bijna de gehele implementatie remote vanuit Nederland moesten doen. En dat was best pittig.”

“Mede door het tijdsverschil kun je dingen minder snel en makkelijk op elkaar afstemmen. En door de coronamaatregelen kon ons team zelfs in Nederland niet bij elkaar komen, dus gedurende het gehele implementatietraject hebben we met veel teams remote gewerkt. Dat vergde een strakke planning en extra goede communicatie.”

“Digitaal werken kan aan de ene kant heel makkelijk zijn, zeker wanneer je op grote afstand van elkaar zit. Maar aan de andere kant is het fysiek bij elkaar zitten toch fijn en in sommige gevallen zelfs noodzakelijk. En dan doel ik niet alleen op het feit dat je sneller bepaalde dingen op elkaar kunt afstemmen.”

Eind vorig jaar konden jullie dan toch zelf naar Bonaire. Hoe was dat?

“Toen we in november naar Bonaire mochten, voor de trainingen en acceptatietesten, was het heel leuk om de mensen eindelijk te ontmoeten. Maandenlang hebben we met ze gewerkt via een beeldscherm en dan is het heel fijn om ze in het echt te zien en te spreken. We werden ook ontzettend warm ontvangen door iedereen. Ze stonden ons op te wachten op het vliegveld en brachten ons naar het hotel.”

“Ook hebben we een barbecue op het strand kunnen doen met het team. En naast dat het voor de teamsfeer heel goed is, is het toch ook erg lekker om in de winter met 30 graden op je slippertjes op het strand te lopen en te genieten van een prachtig uitzicht. Dan hoor je mij niet klagen.”

“Daarnaast hebben we doordat de implementatie zo succesvol verliep een hele rustige nazorg gehad, waardoor we ook nog tijd over hadden om te genieten van het prachtige eiland en alles wat zich daar onder water afspeelt. Je loopt naar de zee, je steekt je hoofd onder water en je waant je als het ware in een tropisch aquarium. Dat hebben niet veel werkplekken. Dat is uitzonderlijk mooi om mee te maken.”

“Ook was het goed om persoonlijk te zien en te ervaren hoe de dingen er op Bonaire eraan toegaan, zoals die verschillende cultuuraspecten. Bepaalde zaken kan ik hierdoor veel beter in perspectief plaatsen. Zo word je je ook meer bewust van de Nederlandse blik waarmee wij naar inkoop kijken en begrijp je beter dat dingen toch echt anders werken op een eiland.”

Helaas wist corona ook daar nog wat roet in het eten te gooien, heb ik begrepen…

“Helaas wel ja. Begin dit jaar mochten wij gelukkig de go-live ter plaatse uitvoeren, maar moesten ons bij vertrek wel allemaal laten testen. En daarna ook nog eens op het eiland zelf. Zowel in Nederland als op Bonaire schoten de cijfers toen de lucht in. Ikzelf ben toen besmet geraakt met corona, waardoor ik op Bonaire uiteindelijk in quarantaine moest.”

“Dus ja, kom je naar Bonaire om eindelijk eens samen te werken, zit je nog te werken vanuit je hotelkamer en van achter een scherm. Gelukkig was ik er niet zo ziek van, waardoor ik de andere week echt in real-life kon samenwerken en we het systeem samen succesvol live brachten.”

Al met al een bijzonder project kun je wel stellen dus…

“Nou en of. Het is heel gaaf dat je samen met je directe iQibt-collega’s verantwoordelijk bent voor zo’n enorm groot project en om ‘van scratch af aan’ een nieuw systeem te ontwerpen en implementeren. En dan is het natuurlijk ook heel mooi dat het binnen een jaar succesvol wordt afgerond, ondanks uitdagingen als Covid, het tijdsverschil en op afstand werken.”

“En uiteraard maakten de prachtige locatie en de leuke, gastvrije mensen het project extra mooi. Nu het systeem live is kan RCN er de vruchten van plukken. De organisatie wil voortdurend blijven innoveren, en doordat het hele systeem in de cloud draait worden updates automatisch aangeboden en beschikken ze continu over de nieuwste technologieën. Ze worden wendbaarder.”

“We hebben een mooi systeem neergezet, waarmee RCN nu begint te werken. Daardoor ontdekken ze steeds meer mogelijkheden en zien ze ruimte voor verbetering en innovatie. Samen met RCN kijken wij naar die mogelijkheden en innoveren wij door zodat ze steeds kunnen inspelen op de nieuwste technologische mogelijkheden.”