S/4HANA upgrade. Hoe moeilijk kan het zijn?

S/4HANA upgrade. Hoe moeilijk kan het zijn?

Praktische tips bij een upgrade naar SAP S/4HANA omgeving

SAP S/4HANA: een begrip die niemand zal zijn ontgaan in de SAP-wereld. S/4HANA is de nieuwste softwareversie van SAP (die draait op de SAP HANA database). Het zal ook bekend zijn dat de ondersteuning van oudere ECC-versies van SAP langzaamaan verdwijnen. (2027). Wanneer de ondersteuning van een verouderd SAP-systeem verdwijnt, zijn er vaak twee opties. Of een ‘greenfield’ implementatie of een upgrade van het bestaande SAP-systeem naar S/4HANA. Als je meer wilt weten over de verschillende implementatie opties, lees dan onze blog: https://www.iqibt.nl/blog/s-4hana-implementatie-een-kleurrijke-reis

Updates en upgrades

Updates en upgrades komen bij elke klant voor, vaak zijn hiervoor draaiboeken aanwezig met alle stappen die uitgevoerd moeten worden. Een upgrade van ECC naar S/4HANA is wel wat groter dan een reguliere upgrade van de SAP-software. Dit komt mede doordat er functioneel relatief veel is aangepast. Desondanks zijn de aandachtspunten van een reguliere upgrade ook van toepassing bij de upgrade naar S/4HANA. Onder de upgrade uitvoeren verstaan wij het traject van voorbereiding, de daadwerkelijke conversie en de nabewerking/-zorg. Sta je aan het begin van een upgrade? In onderstaande lijst vind je praktische tips om jouw systeem-upgrade naar SAP S/4HANA tot een succes te maken. De insteek hier is functioneel en niet technische zoals een overgang naar de HANA-database.

1. Upgrade naar een vooraf vastgestelde S/4-versie

Het is niet verstandig om een softwareversie te veranderen tijdens een upgrade. We snappen dat het verleidelijk is om tijdens de upgrade al naar nieuwere versies van S/4 te kijken, maar we raden dit absoluut af. Elke upgrade komt met een zogenoemde simplification list; een lijst met alle wijzigingen binnen een upgrade ten opzichte van haar vorige versie. Als je midden in de upgrade dan van versie gaat wisselen, is de simplification list ook anders en moeten je opnieuw testen. Ga dus altijd met een ‘bevroren versie’ live.

In dit kader beschouwt SAP de 2023 versie als de versie waar alle grote aanpassingen die S/4HANA met zich meebrengt zijn afgerond. De ondersteuning vanaf deze versie is zeven jaar, in de voorgaande S/4HANA versies is dat vijf jaar. De technische belemmeringen zijn daarmee zoveel mogelijk weggehaald.

2. Monitor de Businessfuncties

Businessfuncties kunnen veel uitdaging bieden bij een upgrade. Het komt voor dat voorafgaand aan een upgrade een businessfunctie aan moet staan. Dit zorgt voor testwerk aangezien nieuwe geactiveerde businessfuncties impact kunnen hebben op de bestaande functionaliteit. Het kan ook voorkomen dat tijdens de upgrade, businessfuncties automatisch worden aangezet. Ook in dit geval levert dat testwerk op, houdt dus rekening met extra tijd voor testwerk.

3. Beoordeel bestaande modules en third party componenten

Veel klanten maken gebruik van verschillende modules, functionaliteiten en/of (aangepaste) programmatuur van externe partijen. Controleer of die modules en add-on componenten ook terugkomen in S/4HANA en zo ja, in welke vorm. Komt het product terug dan kan je ervoor kiezen de bestaande programmatuur in te zetten en te testen op het geüpgraded systeem. Komt een product niet terug dan zul je op zoek moeten naar een alternatief.

4. Neem de tijd en bereid goed voor

Het klinkt een open deur, maar de tijd nemen voor een upgrade naar S/4HANA is erg belangrijk. Dit start al bij de voorbereidingen. Aangepaste processen, werkinstructies, autorisaties en veldsturing zijn hierin grote aandachtspunten, maar denk ook aan de data integriteit. Hierin geldt: een goed begin is het halve werk. Voorbereiding is dus heel belangrijk!

5. Houdt rekening met de zakenpartners

Veel klanten werkten voor S/4HANA reeds met zakenpartners of business partners in het SAP-systeem, maar niet allemaal. Met de overgang naar S/4HANA wordt deze functionaliteit verplicht. De afstemming tussen debiteuren/crediteuren en de zakenpartner rollen wordt tweezijdig verplicht. Niet alleen met de inrichting van dit nieuwe zakenpartner model dient rekening gehouden te worden, ook de data zelf dient consequent te zijn bij de overgang naar S/4HANA.

6. Controleer Autorisaties

Autorisatie (welke gebruiker krijgt welke rechten) is een algemeen aandachtspunt. Met de overgang naar S/4HANA zie je vervallen en/of verwijderde transacties en nieuwe autorisatieobjecten. Ook dat is niet direct nieuw, dat kan bij iedere upgrade voorkomen, alleen is het nu weer ‘meer dan normaal’.

7. Denk na over de timing van de start met SAP Fiori

De overgang naar SAP S/4HANA hoeft niet altijd gepaard te gaan met de directe ingebruikname van SAP Fiori. Je kunt Fiori binnen de organisatie altijd later nog uitrollen. De overgang van GUI-schermen naar SAP Fiori kan heel groot zijn en brengt eigen uitdagingen met zich mee. Daar staat tegenover dat de Fiori apps ook voordelen met zich mee kunnen brengen. De tips daarvoor bewaren we voor later en raden we aan zorgvuldig af te wegen. Het is goed om te weten dat er voor Fiori wel een aantal ‘noodzakelijke’ tegels zijn om niet achteruit te gaan met de huidige functionaliteit. Een voorbeeld daarvan is de huisbanken die in eerdere versies van SAP via customizing werden aangepast. In S/4HANA gaat dat direct op de productieomgeving en is de stamdata via Fiori geworden.

8. Leg functionele controles vast

Om te borgen en aan te tonen dat de conversie goed is gegaan, is het raadzaam, om in aanvulling op standaard rapportages, extra checks en controles in te bouwen. Het is goed om hier vroegtijdig aan te beginnen. Het kan voorkomen dat een accountantsdienst vraagt om deze functionele controles expliciet te maken. Het is dus aan te raden om hier vooraf een plan voor te maken.

9. Kijk naar de gehele omgeving (OTAP)

Binnen SAP werken we met een OTAP-straat (Ontwikkel-, Test-, Acceptatie- en Productieomgeving). Focus tijdens een upgrade niet alleen op de productieomgeving maar ook de overige omgevingen. Testomgevingen kunnen bijvoorbeeld vaker inconsistent zijn dan de productieomgeving omdat gevonden fouten niet altijd worden opgelost. Vaak kent zo’n omgevingen nog meerdere mandanten (sub-omgevingen) die kopieën van elkaar zijn. Tijdens een upgrade zijn er handelingen die per mandant moeten plaatsvinden zoals de controle op database integriteit in de voorbereiding en financiële conversie tijdens de conversie zelf. Wij raden daarom aan om eerst de ‘overbodige’ mandanten per omgeving te verwijderen voordat je deze acties uitvoert.

10. Beheers je dataextractie

Er worden vanuit SAP vaak dataextracties gemaakt naar Excel of andere systemen. Deze kunnen ook geraakt worden door de overgang naar S/4HANA. Er zijn hier enkele aandachtspunten. De databasestructuur wordt aangepast waardoor het voor kan komen dat de gewenste data opgeslagen wordt in andere tabellen. Het kan ook zijn dat de dataextractie sneller of juist langer kan gaan duren. Dat laatste komt omdat sommige tabellen views zijn geworden en data ophalen uit een view is tragere dan direct uit een tabel. Snellere extracties zullen geen issue zijn maar langzamere eventueel wel.

11. Evalueer maatwerk rapportages

Bij een upgrade naar S/4HANA is een van de stappen om het maatwerk te controleren. Een probleem wat zich kan voordoen gaat over maatwerk extracties binnen het systeem die functioneel gezien niet meer werken. Bij upgrades van SAP kan het voorkomen dat de opbouw van tabellen met gegevens veranderen en bij de overgang naar S/4HANA is dat meer veel dan gemiddeld. Dit kan ervoor zorgen dat de maatwerkquery’s die ontwikkelt zijn niet meer de juiste gegevens kunnen aflezen. Controleer dus of de rapportages nog steeds de juiste inhoudelijke gegevens toont.

S/4HANA is anders dan ECC, soms is maatwerk of zijn oude ingespeelde notes niet meer nodig of niet meer geldig. De insteek om de migratie ook te gebruiken om processen opnieuw tegen het licht te houden, is een andere dan om zo min mogelijk te wijzigen. Beide opties zijn prima maar de werkzaamheden met betrekking tot maatwerk zijn wel anders.

12. Controleer customizing

SAP levert nieuwe (en ook opnieuw) standaard customizing data uit. Het kan zijn dat deze inrichting ongewenst is en eerdere inrichting overschrijft. Hier moet dan iets aan worden gedaan. Een voorbeeld is nieuwe default documentsoorten in de MM module van SAP. Niet direct een issue maar het kan voor een eindgebruiker iets onverwachts zijn. Dat geeft zowel kansen als uitdagingen.

Conclusie: Dus hoe moeilijk is het?

Wij snappen als geen ander dat een S/4HANA upgrade niet een kwestie is van ‘gewoon’ wat tips toepassen en de ene gebruiker is de andere niet. Dus het antwoord op de vraag: ‘S/4HANA upgrade, hoe moeilijk kan het zijn?’ is: ‘Er komt echt wel wat bij kijken.’ Toch kunnen deze tips heel bruikbaar zijn bij een upgrade. Het is tijdens een upgrade daarnaast van belang om alle stakeholders goed te betrekken in het veranderproces met in achtneming van de bovengenoemde tips. Mocht je nu zelf aan de start staan van een S/4HANA upgrade en ben je benieuwd naar onze aanpak en ervaringen met betrekking tot upgrades? Voel je vrij om contact op te nemen.