Monitoren in SAP ALM: Van achteruitkijk spiegel naar glazen bol

Als consultant haal ik de meeste energie uit innoveren. Anders gezegd: Het leukste vind ik nieuwe oplossingen voor complexe vraagstukken bedenken. Met als absoluut hoogtepunt wanneer je, bij een succesvolle livegang, ziet dat ‘jouw’ functionaliteit in gebruik genomen wordt. Het succes is dan een ware beloning na een periode van hard werken. Het voelt enerzijds ook als het eind van een prachtig traject met hoge pieken en diepe dalen. Anderzijds is dat ook pas de start van een (hopelijk) lang, functioneel leven. Dit is immers het moment waarop ‘jouw kindje’ daadwerkelijk in productie zijn taken onvermoeibaar en onfeilbaar gaat vervullen… Toch?

Het monster dat monitoring heet

Niets is zo pijnlijk wanneer een (te) enthousiaste eindgebruiker je confronteert met het allereerste incident. Hoe heeft diegene dat scenario überhaupt kunnen bedenken? Zo had ik dat niet bedacht! En nog belangrijker; hoe voorkom ik dat er een volgende melding komt? Veel bedrijven hebben de ambitie om incidenten te kunnen voorspellen. Ze willen incidenten al oplossen voordat men doorheeft dat er iets mis is. Misschien ken je het wel; dagelijks allerlei transacties door ploeteren om een Excel lijst te vullen met bewijs dat alles nog loopt zoals het moet lopen. Een tijdrovend, maar bovenal een energievretend proces. Al dat talent in je organisatie dat dolgraag wil innoveren, maar minimaal twee uur per dag bezig is met saaie checks. Hoe automatiseer je de monitoring van zoveel functionaliteiten die specifiek voor jouw organisatie gebouwd zijn? Kortom; hoe ga je van het alleen zicht hebben op je achteruitkijkspiegel (het telefoontje), naar realtime zicht op je omgeving (het dagelijks monitoren), of zelfs naar een glazen bol die om de bocht kan kijken (voorspellende algoritmes)?

SAP ALM in Solution Manager

De oplossing ligt wellicht dichter bij huis dan je zou denken. Bijna ieder bedrijf dat software van SAP gebruikt, krijgt daar ‘gratis’ Solution Manager bij. Sommigen gebruiken Solution Manager als opslag voor systeemdocumentatie, anderen gebruiken het voor hun transportmechanisme. Een enkeling gaat wat verder en gebruikt de SAP Test Suite. SAP Solution Manager kent echter steeds meer mogelijkheden die in mijn optiek nog veel te weinig gebruikt worden. Denk aan; Custom Code Manager waarbij de volwassenheid, kwaliteit en gebruiksintensiviteit van je custom code geanalyseerd wordt.

SAP ALM is één van de vele mogelijkheden binnen Solution Manager (vanaf v7.1 en later) en staat voor SAP Application Lifecycle Management. De voordelen zijn duidelijk; het radicaal automatiseren van de monitoring op je landschap, meer operationeel inzicht door automatisch gegenereerde alerts en statusrapporten, lagere kosten en snellere ‘time-to-resolution’ voor nieuwe ontwikkelingen, opschalen van je landschap zonder uit te moeten breiden op beheercapaciteit en zo kan ik nog wel even doorgaan. Maar het belangrijkste voordeel is wat mij betreft dat medewerkers ontzettend veel tijd besparen en zij zich kunnen focussen op waar ze goed in zijn; innoveren!
Dat klinkt natuurlijk prachtig, maar het zijn tot nu toe redelijk abstracte kreten. Laat ik proberen om een iets concreter beeld te vormen van wat deze Fiori-based tool nou precies is door middel van een aantal voorbeeld mogelijkheden.

Zo heb je het Tactical Dashboard waarin je realtime de status van je systeemlandschap kunt volgen. Beschikbaarheid van je omgevingen, performance van je transacties, groei van je databases, hardware status, enz. zijn allemaal mogelijke zaken die je in één praktisch overzicht kunt configureren.

En wat te denken van;

• een technical monitoring dashboard waarop je de status van je systemen ziet,
• een job monitoring dashboard waarop je de status van alle jobs die runnen terugvindt
• een message flow monitoring voor je serviceberichten

Al deze dashboards zijn volledig configureerbaar, waardoor je zelf bepaalt wat je wanneer wilt monitoren en wat er vervolgens mee moet gebeuren.

SAP OCC in Solution Manager

Een ander onderdeel is SAP OCC (Operations Control Center) waarin je al je businessprocessen volledig kan monitoren, tot op de kleinste stap aan toe. Door je processen te ontleden tot kleine stapjes kun je zelf bepalen wat je wel en niet gemonitord wilt hebben, hoe vaak dat moet gebeuren, en wat er moet gebeuren als er iets misgaat. Zo kun je alerts creëren die gebaseerd zijn op bijvoorbeeld application log errors en table entry counters, maar ook PI/POL messages en custom code build alerts (en nog veel meer!). Deze worden vervolgens in een inbox geplaatst van waaruit je ook een email of sms kunt laten versturen op het moment dat de alert aangemaakt wordt. Voor iedere alert kun je een guided procedure schrijven, waarin je stap voor stap uitlegt welke checks er uitgevoerd moeten worden en hoe je een specifiek probleem kan oplossen. Hierdoor creëer je een veel stabielere omgeving, waarin je niet alleen sneller geattendeerd wordt op problemen, maar iedereen met de juiste autorisaties direct het probleem kan oplossen.

Als je dan nog een stapje verder wilt gaan, kun je deze tool ook koppelen aan HPSM, zodat (mocht je dat configureren) er automatisch incidenten gecreëerd worden. Je kunt OCC ook koppelen aan Jira zodat er automatisch workitems op je bord komen te staan. En mocht je nou merken dat bepaalde alerts regelmatig voorkomen, maar de root cause niet gefixed kan worden (denk aan verkeerde input), dan zou zelfs OCC je alerts geautomatiseerd kunnen oppakken, zodat er überhaupt geen mensenhanden aan te pas komen!

Met de bijbehorende dashboards heb je in één makkelijk overzicht je volledige business processen in beeld en kun je direct zien waar de fout zit. Door het betreffende proces open te klappen word je direct doorgeleid naar de alert die je vervolgens vertelt hoe je het moet oplossen en je direct naar de juiste plek binnen je SAP-omgeving brengt.

Door deze alerts te categoriseren kun je via de alert rapportages ook simpel trends ontdekken en op een hoger niveau kijken, welke onderdelen van je omgeving nog aandacht behoeven. Uiteindelijk zul je na verloop van tijd ook leren van de data en er op kunnen anticiperen, denk bijvoorbeeld aan een eindejaar run die in het verleden problemen opgeleverd heeft.

Het wonder dat monitoring heet

Door een tool die je (waarschijnlijk) toch al in huis hebt, wanneer je met SAP werkt, kunnen de dagelijkse Excellijsten dus tot een eind komen. Je lost proactief issues op voordat de gebruiker überhaupt doorheeft dat er iets niet werkt. Sterker nog, op de lange termijn kun je met behulp van de rapportages gaan voorspellen waar problemen zich voordoen. En voor iedere professional hèt belangrijkste argument; capaciteit weer volop kunnen inzetten waar deze het best tot zijn recht komt; innoveren en functionaliteit opleveren.

Wil je meer weten? Neem vooral contact met ons op!